Gestão eletrônica de documentos: um sistema essencial para a modernização das empresas
Carlos Henrique A. Silva*
Isso porque inúmeras são suas vantagens: a otimização do tempo, o aumento da produtividade, simplificação da busca por documentos arquivados, acesso aos arquivos sem restrições físicas, do controle e segurança dos documentos, redução de custos necessários para arquivamento e dos riscos envolvendo perda dos documentos.
Sob esta ótica, surgiram os mais diversos softwares de GED - gerenciamento eletrônico de documentos, que representam um conjunto de ferramentas capaz de armazenar, localizar e recuperar documentos, em qualquer formato (word, imagens, planilhas de Excel, documentos em pdf, mensagens eletrônicas e etc.), gerenciando o ciclo de vida da informação desde sua criação até o seu descarte, sem prejuízo do controle de confidencialidade das mesmas.
Os vários tipos de softwares de GED variam de acordo com a funcionalidade de suas ferramentas e o preço.
O ideal é adquirir um sistema de GED que atenda às necessidades da empresa com um custo viável, para tal será necessário realizar um projeto de implantação, com uma equipe multidisciplinar, para definir, de forma personalizada, os pressupostos funcionais que o software escolhido deverá ter, de acordo com o custo orçado.
A implantação do GED também dependerá de um estudo cuidadoso acerca da infra-estrutura em tecnologia da informação disponível na empresa, para utilizá-la de forma conjugada com os softwares legados, a fim de que possa atender adequadamente às necessidades dos seus usuários.
Uma vez admitida à necessidade de adquirir tal sistema, deverão ser selecionadas as ferramentas que o respectivo software deverá conter, dentre as quais:
• Gerenciamento de Documentos – É um ambiente que permite alterações no documento durante todo o seu ciclo de vida;
• Gerenciamento de Imagem – Usamos normalmente para documentos estáticos que não sofrerão alterações;
• Sistema de Gerenciamento de Documentos Técnicos – Como próprio nome já diz, essa ferramenta é destinada a gerenciar documentos técnicos (manipular desenhos de grandes dimensões e visualizar arquivos híbridos);
• Processamento de Formulários – Essa tecnologia atua capturando grande volume de dados, sem a necessidade de digitação, reconhecendo as informações e relacionando com campos em bancos de dados.
Estes são passos fundamentais no processo de implementação de um sistema moderno que poderá auxiliar sobremaneira o crescimento de empresas e instituições que buscam o sucesso.
O próprio Poder Público, norteado especialmente pelo princípio da eficiência, reconheceu há muito o valor da informatização. A lei 11.419 (clique aqui), de 19 de dezembro de 2006, por exemplo, trata da utilização do meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, comunicação de atos e transmissão de peças processuais, indistintamente, aos processos civil, penal e trabalhista, bem como aos juizados especiais, em qualquer grau de jurisdição.
Outro bom exemplo é a instituição do Sistema Público de Escrituração Digital – Sped pelo Decreto Presidencial 6.022, de 22 de janeiro de 2007 com a finalidade de unificar, de forma computadorizada, as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos vinculados à atividade empresária de escrituração comercial e fiscal.
As instituições financeiras, por sua vez, vêem adotando também a informatização, como no caso do processo de digitalização de cheques e outros documentos, com vistas a reduzir o risco de extravio, o tempo de compensação e o custo com o transporte.
No âmbito empresarial, cumpre relembrar um caso de destaque divulgado pela mídia: o da CVRD - Companhia Vale do Rio Doce, que reduziu seu arquivo, em São Luís/MA, de três andares para apenas duas salas, o que impressiona.
Portanto, mais que uma tendência, a aquisição de GED é uma fundamental alternativa para as empresas/instituições que procuram se atualizar, modernizar, crescer!
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*Bibliotecário do Law Offices Carl Kincaid | Mendes Vianna Advogados Associados
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