Controladoria jurídica na seara privada - Controle de qualidade processual

Por não ter que desempenhar atividades que necessitam de uma profissionalização propriamente dita, qualquer pessoa pode fazer parte ou estar a frente de uma controladoria, no entanto, afirmo com propriedade que, escolher um profissional da área para exercer a função, trará mais segurança, agilidade na execução das atividades e aumentará as chances de desenvolver o processo com êxito.

Para os operadores do direito, trata-se de mais uma oportunidade de carreira, tendo em vista às novas necessidades trazidas para a seara jurídica.

O momento certo para sua implantação depende de cada realidade, no entanto, o ideal é criar este departamento no momento em que optar por abrir um escritório e/ou criar um departamento jurídico dentro de uma empresa.

As atividades inerentes a esta função são deveras variadas. Inúmeros são os fatores que influenciam diretamente e indiretamente nas atividades a serem desempenhadas, bem como na forma de execução. Não há variedade apenas no que tange ao escopo deste trabalho, qual seja, garantir um trabalho impecável, sem erros, do início ao fim do processo.

Como se dá o controle de qualidade nos processos?

Primeiro, estabeleça uma rotina. Desta forma estabelecemos uma sequência lógica de atos que limitará ainda mais as margens de erro. É importante que o controller conheça atempadamente o que deverá realizar no dia seguinte, para que defina as prioridades e o modo como irá controla-las, mesmo quando a rotina já esteja estabelecida. Afinal, o mundo jurídico é passível de alterações a todo instante e devemos estar preparados.

Segundo, não confie em nada do que dizem. Você deve exercer a máxima "ver para crer". Por esta razão, é necessária leitura diária, em todos os momentos e diante de quaisquer atos.

Terceiro - atenha-se a tudo em relação ao processo que está sob sua guarda. Uma das funções é: detectar erros e corrigi-los em tempo hábil. Analise o processo como um todo, porém, não analise o mérito da questão. Por exemplo: ao analisar o protocolo de uma contestação, além de conferir dados gerais (nº do processo, nome das partes), documentos (carta de preposto, substabelecimento), verifique, conjuntamente se a data e horário da audiência estão corretos, se a mesma não foi remarcada ou cancelada, se não há pedido de desistência, entre outros pontos que podem influenciar diretamente no andamento do processo.

Quarto, não exercer o "desleixo seguro", provocado muitas vezes devido a uma robotização na execução das tarefas. O controle de qualidade deve ser exercido em sua máxima, analisando cada processo como se fosse o primeiro.

Quinto e por ora, último, priorize nas primeiras horas do dia aqueles procedimentos reputados urgentes, que dependam de uma atuação preventiva, como por exemplo, confirmar presença nas audiências da pauta e os prazos fatais. A partir do momento em que estes atos estiverem controlados, de seguimento às atividades do dia.

Importante lembrar que, além do conhecimento jurídico, o profissional a desempenhar esta função, deve saber manusear bem um computador; saber usar o Excel e ser desenvolto. Porque o excel? Porque não é necessário, num primeiro momento adquirir outro software além deste. Ser uma pessoa organizada, é imprescindível para o bom desenrolar do controle processual.

Em suma, a atuação de um controller permite a análise de resultados da produção como um todo, desde a análise dos riscos internos: Aspectos operacionais (risco de perda de prazo), Riscos gerenciais: Controles, conferências, revisões a Riscos Estratégicos: A CJ deve ser instalada com as dimensões e atuações adequadas, necessárias a cada caso.

O resultado do controle de qualidade processual é um processo sem vício do inicio ao fim. É garantir a satisfação do cliente, mesmo quando o resultado final não lhe seja favorável.

Afinal, dificilmente perderemos um cliente devido a uma petição mal elaborada. Mas, o perderemos com certeza, devido a uma revelia!

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*Monique Souto é advogada controller.