Tecnologia
As vantagens da inserção tecnológica
A discussão sobre a utilização de ferramentas tecnológicas de informação (TI) voltadas à gestão estratégica de escritórios de advocacia ganha um novo enfoque a partir do momento em que entrou em vigor a Lei 11.419/06 (clique aqui), que regulamenta o processo de informatização do Poder Judiciário.
O advogado e empresário do setor de tecnologia, Angelo Caldeira Ribeiro, idealizou o Law Office, primeiro ERP jurídico, desenvolvido no Brasil, para profissionais da advocacia. Ribeiro é graduado pela USP e especialista em administração pela FGV. Entusiasmado, enfatiza: "o escritório que não aderir às tecnologias de maneira eficiente não atingirá competitividade do ponto de vista de custo-benefício para o cliente".
- A falta de conhecimentos básicos de administração entre os advogados sócios de escritórios pode desestruturar o ambiente de trabalho?
Ribeiro - Pode, sim, principalmente quanto à organização, administração de pessoal e à perspectiva de crescimento e rentabilidade do escritório.
- Onde estão os “nós” da administração de um escritório?
Ribeiro - Principalmente no planejamento organizacional e no fluxo de documentos. É o planejamento que propicia a boa organização, divisão da equipe, delega tarefas, controla sua execução, o que é não é tarefa simples, pois a profissão exige a revisão atenta de todo trabalho realizado pela equipe. Se o planejamento não for bem feito, atrapalha a evolução dos casos e impede o crescimento. Na maioria das vezes, os escritórios começam bem, os advogados são competentes e conseguem conquistar vários clientes. Mas os advogados se complicam na entrega dos serviços, provocando atrasos, o que exige a contratação de estagiários e profissionais. A produtividade continuará baixa em função da ausência de controle e organização correta das funções.
Quanto ao fluxo de documentos, os escritórios precisam ter um sistema de armazenamento de documentos, principalmente eletrônicos. Hoje, os escritórios produzem mais documentos eletrônicos que <_st13a_personname productid="em papel. E" w:st="on">em papel. E os que transitam em meio físico apresentam problema em termos de armazenagem, organização e consulta. Se o escritório não tem um fluxo correto de documentos, vê-se em uma situação complicada para dar prosseguimento aos casos. Sistemas eletrônicos e soluções internas de organização constituem ajuda essencial.
- Afeta o controle financeiro e a definição de rentabilidade?
Ribeiro - Em relação a este ponto os escritórios precisam atentar para o fato de que não basta faturar. Segundo consultores americanos, o mais importante para um escritório de advocacia não são os honorários mas os gastos. Urge aprender a controlar os gastos, e isso não significa fazer economia com a contratação de advogados pela metade do preço. É necessário saber quais casos estão sendo rentáveis e quais estão apenas gerando trabalho para o escritório sem retorno financeiro respectivo. Sem isso, o escritório dificilmente prosperará. Ganhará muito dinheiro com alguns clientes para pagar o prejuízo de outros.
- Já existe a percepção de que a utilização de fichários para verificação de andamentos processuais é fisicamente mais vulnerável que a informação eletronicamente armazenada, além de mais dispendiosa em função dos gastos com recursos humanos?
Ribeiro - Muitos advogados ainda acreditam que fichários e fichas de acompanhamento dos processos são mais confiáveis e menos vulneráveis que o acompanhamento eletrônico. Essa é uma percepção completamente equivocada. O papel não oferece mais segurança pois pode queimar, ser danificado por substâncias líquidas e corre o risco de ser perdido. O documento eletrônico gera mais facilmente cópias de segurança, não depende da estrutura física e é mais seguro do ponto de vista de armazenamento. Com uma política correta de manejo desse material, pode-se limitar o acesso a ele. É menos vulnerável, mais seguro e facilita a busca por informações.
Essa mudança ocorre progressivamente. A advocacia começa a perceber, como os profissionais liberais e outros setores da economia, que o arquivo eletrônico compensa mais. Principalmente porque a quantidade de informações gerada no escritório de advocacia, não importa se por fax, petições, conversas por telefone ou e-mail, é muito maior do que antigamente, da mesma forma que as informações recebidas. Cópias de processo, documento eletrônico, documento para revisão, várias versões do mesmo documento, aumentaram exponencialmente na última década. O advogado está afogado em informações e documentos. Se não tiver uma ferramenta eletrônica que o ajude efetivamente a organizar o acervo, corre o risco de se perder em meio a montanha de papéis. Ficará o dia manuseando papéis, sem tempo para fazer o mais importante: advogar.
- Existem processos inúteis, atividades demasiadamente rotineiras e cansativas, que pouco ou nada auxiliam nas questões essenciais a um escritório de advocacia?
Ribeiro - Há atividades que poderiam ser eliminadas se a organização do escritório seguir pelo caminho da informatização. Se o escritório se informatiza, muitos procedimentos e rotinas essenciais podem ser suprimidas.
Ao passar para uma organização centrada em um sistema eletrônico de gerenciamento, e que elimina várias rotinas, automaticamente os advogados disporão de mais tempo para executar o seu próprio trabalho. Passarão a trabalhar menos e render mais. Se trabalharem a mesma quantidade de horas, irão render ainda mais.
- Que tipo de rotinas seriam essas?
Ribeiro - Revisão de documentos físicos, arquivamento de papéis, retirada de arquivo do papel, busca de informações e documentos de cliente. Há casos de clientes que têm dez rolos de documentos no escritório. Quando se precisa de algo não muito solicitado, perdem-se duas horas de um estagiário para procurar e tirar uma simples cópia do documento. São rotinas de segurança e organização imprescindíveis.
- É possível imaginar o exercício da Advocacia sem o desgaste físico e os danos emocionais decorrentes de atividades desgastantes e repetitivas?
Ribeiro - É perfeitamente possível. A informatização é alternativa concreta para a realização desse feito. Se for feita de maneira planejada e correta, dispensa rotinas que atrapalham e trazem desgaste físico e emocional. O advogado sai do escritório com a impressão de que não conseguiu fazer o que precisava. Fica com a impressão de que não realizou, em uma semana, o deveria ter feito. O estresse é resultado de uma série de ineficiências e, portanto, desnecessário. A informatização pode eliminar algumas das rotinas, permitindo ao advogado trabalhar menos em questões burocráticas e administrativas, que não agregam valor nem para ele e nem para o cliente.
- Como os escritórios de Advocacia têm assimilado a Tecnologia da Informação (TI)?
Ribeiro - Nos últimos anos, observa-se um aumento da busca por tecnologias. Na década de 90, os escritórios mudaram de fax para e-mail e abandonaram a máquina de escrever. A partir de 2000, cresceram as demandas por tecnologia da informação - sistemas de gestão, gerenciamento de documentos, agenda eletrônica, débito e cobrança automático, de horas e acompanhamento financeiro, entre outros. Tudo isso é transportado para o meio eletrônico com enormes ganhos de produtividade. Em breve, o escritório que não aderir às tecnologias, ou o fizer de maneira pouco eficiente, não atingirá competitividade, do ponto de vista de custo-benefício para o cliente.
- A substituição do sistema manual pelo informatizado é sugerida para escritórios a partir de quantos advogados? Os custos com hardware e software compensam o investimento?
Ribeiro - Para escritórios com qualquer número. Um advogado que trabalha sozinho, com organização e facilidades tecnológicas, pode se tornar bastante competitivo. A informatização permite que o pequeno e o grande sejam colocados em pé de igualdade em questão de mensuração. O advogado em um escritório menor pode ter uma equipe de suporte enxuta e atingir um nível de produtividade capaz de atender mais clientes com a mesma eficiência do grande. E os grandes escritórios podem, através da informatização, conseguir a mesma agilidade dos pequenos. O resultado dessa conta é que o investimento retorna pois os advogados irão produzir mais e melhor.
- O custo realmente compensa para o pequeno? Como deve ser essa implantação?
Ribeiro - Os advogados têm dificuldades em mensurar o retorno dos investimentos <_st13a_personname productid="em tecnologia. Mas" w:st="on">em tecnologia. Mas a maior parte dos escritórios que implanta corretamente as tecnologias e define metas e objetivos com clareza conseguem observar mudanças significativas. Faturam mais e gastam menos. Esses números variam de um escritório para outro. O escritório pequeno tem um investimento em tecnologia menor e a estratégia deve ser a de realizar o investimento aos poucos: um investimento menor que aumenta à medida que o escritório vai crescendo. A melhor opção é colocar o custo no fluxo.
- Planejar o escritório estrategicamente pode ser um caminho para expandir os negócios?
Ribeiro - Sem dúvida. Um escritório, como uma empresa, não vai bem se não tiver um rumo bem traçado. Isso não quer dizer imutável. O administrador, no caso o advogado, pode revisar e repensar as diretrizes, e traçar novos planos sobre metas a alcançar. O planejamento estratégico deve ser o macro. Com o rumo definido fica mais fácil criar rotinas, modelos e fluxos de trabalho que serão re-processados de um caso para o outro, aumentando a rentabilidade do escritório. No longo prazo, essa é a diferença entre o escritório que fracassa e outro que atinge o sucesso.
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