A contratação de um novo sistema para advogados costuma ser acompanhada de muitas dúvidas. A principal delas é se a implantação do software jurídico terá o sucesso que a equipe espera. Com a adoção de alguns procedimentos, esta pode se tornar uma tarefa muito mais simples. Neste post, vamos destacar alguns passos que podem ajudar os usuários do escritório a se organizarem durante a implantação do software jurídico SAJ ADV.
Pontos importantes para o sucesso da implantação do software jurídico
É fundamental que os gestores do escritório deixem clara a importância de todos usarem o sistema. A rotina da equipe só poderá ser automatizada se os usuários alimentarem o software com o máximo possível de informações. O apoio dos gestores é muito importante no momento da implantação do software jurídico.
A equipe da Jaime da Veiga Advocacia e Assessoria Empresarial, de Itajaí/SC, passou pela fase de implantação do software jurídico recentemente. Desde o início, Laudelino João da Veiga Netto, um dos sócios, preocupou-se em engajar os funcionários.
"A decisão da mudança de software foi para melhorar o trabalho de todos. Mas, para que tivéssemos sucesso, era preciso que todos abraçassem o projeto. Isso significa ter dedicação em aprender a usar o sistema e responsabilidade em alimentá-lo."
O início pede um pouco mais de empenho, principalmente para a migração dos dados. No caso do SAJ ADV, existe a possibilidade de importar as informações por meio de planilhas. Com os modelos de planilha de pessoas e de processos, o sistema cadastra automaticamente os dados que estão no arquivo.
2. Engajamento da equipe
O apoio dos gestores vai permitir o engajamento que a equipe precisa para usar o sistema. O início pede um pouco mais de empenho para que todas as informações importantes sejam inseridas no software. O ponto mais importante é que todos no escritório compreendam que devem usar, de fato, o sistema. É comum encontrar equipes que ainda usam planilhas extras para controle de processos, por exemplo. Com a implantação do software jurídico SAJ ADV, isso não será mais necessário.
Usando planilhas de importação ou fazendo uma força-tarefa para cadastrar os processos no sistema, o SAJ ADV estará preparado para o escritório realizar toda a gestão dos processos. A equipe da Jaime da Veiga Advocacia, junto com Solange Schaatt da Veiga, gerente administrativa-financeira do escritório, decidiu fazer uma força-tarefa para cadastrar os processos por meio da Central de Captura Processual.
"Reservamos um sábado para que todos trabalhassem juntos cadastrando processos no sistema. Inclusive, foi um bom momento para aproveitar e fazer uma limpeza nos arquivos antigos do escritório. Isso nos ajudou a deixar o sistema com dados bem atualizados."
3. Defina responsáveis e usuários-chave
É importante que a fase de implantação do software jurídico tenha líderes definidos. Referências dentro do escritório que possam ajudar a equipe a tirar dúvidas e a traçar metas de produtividade. Normalmente, essa responsabilidade fica com os gestores, que fizeram uma pesquisa prévia para avaliar qual sistema é o mais adequado para a demanda do escritório. Os funcionários que têm tarefas que impactam diretamente na rotina de muitos colegas - delegando atividades, por exemplo - também podem ser um usuários-chave.
4. Trace metas e marcos da implantação do software jurídico
Ainda que a implantação do software jurídico proporcione mais celeridade e produtividade ao escritório logo a curto prazo, é preciso traçar metas neste primeiro momento. Isso ajuda a equipe a criar sua rotina com o novo sistema. No caso do Jaime da Veiga Advocacia, a equipe traçou a meta de cadastrar todos os processos no sistema em até dois meses. No primeiro mês, 74% deles já estavam cadastrados. Com o engajamento da equipe e o apoio dos gestores, foi possível inserir 2.218 processos no sistema do SAJ ADV sem afetar a produtividade do escritório.
Para a equipe do escritório Camargo Penteado, de SP, a meta era eliminar a sala de arquivos físicos. O escritório tinha cerca de 600 pastas que ocupavam um cômodo inteiro. Sempre que os processos tinham movimentação, era preciso imprimir muitas folhas. A banca chegava a imprimir aproximadamente 8 mil folhas por mês. Com o engajamento de todos, os processos foram sendo inseridos no sistema conforme a equipe trabalhava neles.
"Depois de seis meses com o SAJ ADV, mudamos nossa sede de endereço e passamos a viver uma outra realidade. Foi uma virada de chave. Com o novo momento do processo digital, não havia mais sentido transformar os documentos em algo físico. A mudança de endereço não teria sido possível com todas as pastas físicas que tínhamos antes. Hoje temos apenas dois gaveteiros."
5. Defina uma data para eliminar outras ferramentas de gestão
Muitas equipes mantêm formas alternativas de gestão de processos. Planilhas de Excel com os andamentos processuais e para o controle financeiro são os métodos mais comuns. Também é hábito de muitos escritórios os calendários no Google Agenda e no Outlook, que notificam os usuários sobre seus compromissos e suas tarefas. Ferramentas alternativas de gestão como estas podem se integrar ao SAJ ADV e facilitar ainda mais o dia a dia dos funcionários da banca.
Com a implantação do software jurídico SAJ ADV e o período de adaptação da equipe, é possível estipular uma data para eliminar estas ferramentas alternativas de gestão. Mesmo os escritórios que usam outros sistemas para advogados podem deixar de usá-los a partir da implantação do sistema novo. O SAJ ADV permite a gestão dos processos, a organização das tarefas e dos compromissos, e o controle financeiro da banca num único software. O acesso à solução pode ser feito a qualquer hora, de qualquer dispositivo com acesso à internet.
Os usuários vão perceber que o SAJ ADV vai se integrar naturalmente à rotina do escritório. Se todos estiverem engajados, o sistema estará 100% alimentado em pouco tempo e irá auxiliar na gestão do escritório de advocacia. Estes resultados positivos aparecerão a partir do momento que toda a equipe incluir o hábito de utilizar o sistema para realizar a gestão diariamente.
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