Desarquivamento de processos - Prazos e taxas

"De todas as faculdades do nosso ser nenhuma contribui mais poderosamente para nossa felicidade, nem firma com mais pujança nossa grandeza do que seja a memória." Rui Barbosa

A gestão de documentos da Justiça brasileira é tema da portaria 113/11, do CNJ, no qual consta o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. O manual determina uma série de procedimentos com o objetivo de racionalizar o ciclo documental, de modo a garantir a tramitação e a guarda seguras, a localização do arquivo, a preservação de documentos considerados permanentes e a eliminação dos documentos "que já perderam sua importância para a instituição".

Considerando o atual processo de transição para digitalização e os desafios que envolvem o trabalho do arquivo judiciário, Migalhas realizou um diagnóstico da atual situação do setor nos fóruns das capitais brasileiras, bem como quais os prazos e taxas para o desarquivamento dos processos nos Estados tupiniquins.

Disparidade

Enquanto no DF ou em PE o processo é desarquivado imediatamente, em SP o tempo de espera pode chegar a 20 dias úteis, conforme o ano do processo. Confira na tabela:

Estados (capitais)	Tempo médio (dias úteis)
DF	Imediatamente
PB	Imediatamente
PE	Imediatamente
MT	1
MG	1
AP	1 a 2
CE	1 a 2
MA	1 a 2
ES	1 a 3
AL	2
BA	2
GO	2
MS	2
PR	2
RJ	2
RR	2
RN	3
RO	3
AC	5
AM	5
PA	5
RS	5
SC	10 a 15
SP	5 para os processos posteriores a 1986 e 20 para anteriores a essa data
Fonte Migalhas

Outra discrepância observada na pesquisa se refere ao valor cobrado para desarquivar um processo: há locais onde não há nenhuma custa a ser paga. Já em outros, o valor pode ser superior a R$ 40, de acordo com o ano do processo. Veja o ranking das custas:

Embora no AM não sejam cobradas custas processuais para o desarquivamento de processos, existe uma proposta para cobrança, formalizada nos autos de nº 2011/019802, em trâmite no TJ estadual.

O "x" da questão

A estrutura – ou, em outras palavras, a falta de espaço – é de longe a maior reclamação dos servidores responsáveis pelo arquivo judiciário nos fóruns das capitais.

A maioria dos Estados trabalha no limite da capacidade, ou próximo dele. E, o que é uma solução por um lado, pode se tornar um problema por outro.

De fato, Migalhas apurou que a metas estabelecidas pelo CNJ que dizem respeito ao julgamento acelerado de processos em estoque, enquanto contribuem para a solução das demandas, sobrecarregam o arquivo: com o trânsito em julgado da decisão, o processo destina-se ao arquivo permanente. Mas a capacidade de processamento desse setor não aumentou com a aceleração dos julgamentos, o que torna patente o problema.

A situação se agrava quando se considera a complexidade do trabalho e as necessidades dos arquivistas. Há regras específicas quanto à forma que os documentos devem ser armazenados, sob pena de se perdê-los, tornando o trabalho falho, ou ter como resultado a "insalubridade" dos ambientes onde estão armazenados.

É o caso, por exemplo, do fórum de Belém/PA. Com uma arquitetura antiga, há processos do arquivo judiciário que se encontram guardados em situação precária. Os servidores aguardam o fim da reforma do almoxarifado do fórum para a correta armazenagem desses processos.

Responsabilidade

A terceirização do arquivo judiciário é pequena no país. Apenas os Estados da BA, ES, MG, SP e parte do RJ contam com uma empresa especializada em gestão documental para a realização do trabalho, de acordo com informações dos fóruns.

Na BA, a empresa responsável pelo arquivo é a Egba - Empresa Gráfica da Bahia, vinculada à Casa Civil. O contrato foi renovado em 2011 por mais oito anos. Em 2011 foram arquivados 39.441 caixas, o que dá um valor próximo a 600 mil processos só no último ano.

Já no ES, a Pró-Memória faz a gestão documental do arquivo de Vitória. O arquivo está sendo digitalizado e a previsão é de que ainda em 2012 ocorra a mudança da localização do acervo.

Em MG, com exceção dos processos da vara de Família e Sucessões, execução criminal, suspensos por decisão legal ou arquivados provisoriamente, o arquivo é da TCI BPO. O acervo localiza-se em Contagem e já totaliza 6 milhões de processos.

Em SP, o arquivo é coordenado pelo TJ com armazenamento híbrido - uma parte (capital) é de guarda do Tribunal bandeirante e a outra (interior) de guarda da terceirizada Recall do Brasil, em Jundiaí. Atualmente o acervo é de 70.000.000 processos de todas as áreas judiciais e administrativas, incluindo 1º e 2º grau.

No RJ, o Arquivo Central de São Cristóvão, o Arquivo Regional de Rio Bonito e o Arquivo Regional de Itaipava estão sob a responsabilidade do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, unidade vinculada à DEGEA - Diretoria Geral de Gestão do Conhecimento.

Diante da dimensão do acervo acumulado, há contrato com empresa especializada que faz a guarda de parte do acervo (Recall do Brasil). A empresa é responsável por guardar as caixas-arquivo - o gerenciamento do conteúdo também é de responsabilidade do DEGEA.

No final de 2011, o acervo do DEGEA chegou a 21.837.555 processos - incluído aqui processos judiciais e administrativos, documentos administrativos de todas as unidades organizacionais do Poder Judiciário do RJ, da capital e do interior, 1ª e 2ª instâncias.

No Pará, embora o Tribunal seja responsável pelos processos arquivados de 1ª e 2ª instância, bem como os administrativos (totalizando, atualmente, um acervo de 1 milhão de processos), foi firmado um convênio com a Universidade Federal do Pará, por meio do Centro de Memória da Universidade, para a guarda de processos anteriores a 1979 (até o início do século XIX). O convênio deve vigorar por 50 anos e já existe desde 2005.

Particularidades dos Arquivos

No AC o arquivo judiciário localiza-se em prédio novo, anexo ao TJ. Em 2011, foram desarquivados 42.124 processos.

Em AL, o arquivo judiciário tem uma estrutura de armazenamento de dois níveis (térreo e primeiro andar). Esta estrutura tem a capacidade de armazenar 22.000 caixas, e já está sendo utilizada a caixa 17.020. Cada caixa possui capacidade para 30 processos, em média, o que totaliza 510.600 processos. Em 2011, foram desarquivados aproximadamente 2.350 processos.

É comum o arquivo localizar-se no subsolo do fórum ou Tribunal. É o caso, por exemplo, dos Estados do AP e AM. Neste último, o Arquivo Geral, localizado no fórum Ministro Henoch Reis em Manaus, possui o acervo de processos judiciais separado do arquivo da área administrativa, sendo composto aproximadamente de 700.000 processos. Em 2011, foram atendidas 2.286 solicitações de desarquivamento de processos.

No Estado cearense, o arquivo encontra-se “bagunçado”, de acordo com informações do setor, por conta da digitalização dos processos, e a atual estrutura não comporta a demanda.

Na capital Federal, o arquivo está subdividido em Central, Intermediário e o da Cidade-Satélite.

Já no ES, cada fórum do interior tem o seu próprio arquivo.

Em GO, dois galpões acomodam o arquivo judiciário e são arquivadas em média 10 mil caixas por ano (estimando-se 18 processos por caixa, contabiliza-se 180 mil processos).

No MA, a previsão é de que ainda neste ano o arquivo vá para uma área reservada no novo fórum da capital. São realizados de 120 a 160 desarquivamentos por mês.

Em MG a portaria 872/09, que instituiu a Central de Arquivo Forense, regulamenta os pedidos de desarquivamentos. Vários pedidos, especialmente os “urgentes”, são atendidos no mesmo dia, em prazo inferior ao concedio pela portaria, de 24 horas.

No PR, a descentralização do arquivo de primeira instância também é uma característica. Cada comarca tem o seu arquivo e em algumas serventias (Cível, Família, Fazenda) os próprios escrivães são responsáveis pelo acervo. Já os processos das áreas Criminal e Infância e Juventude são de responsabilidade do próprio TJ.

Com um aumento de 30 a 40% de processos arquivados em 2011 em relação a 2010, o arquivo no Estado do PA sofre com a dificuldade na localização de processos antigos (anteriores a década de 80), por não estarem servidos no novo sistema.

Em situação diversa da capital paraense, em João Pessoa/PB todos os processos estão catalogados no arquivo da capital. Cada vara possui sua própria estante de armazenamento, o que facilita a localização dos processos no caso de desarquivamento.

No Estado de PE, os processos judiciais e administrativos totalizam 8 milhões de arquivos (Recife + Região Metropolitana), tendo sido ressaltada pelos servidores a boa estrutura do setor.

No RN a área atual do arquivo judiciário (que congrega os processos judiciais cíveis e criminais de 1º grau e dos juizados especiais) é insuficiente para a grande demanda de processos arquivados. Quanto ao desarquivamento de processos, a média diária é de oito requerimentos.

Na capital gaúcha, o arquivo é centralizado e gira atualmente em torno de 11 milhões de processos judiciais, sendo operado no limite de sua capacidade (com espaço para crescimento no máximo até o meio do ano). Os pedidos de desarquivamentos giram em torno de 400 por dia.

Em RO, foram arquivados 200 mil processos em 2011 e a média de desarquivamentos por dia varia de 40 a 80 processos.

No Estado de Roraima, o fórum Criminal terá uma nova sala para o arquivo que, tal como a maioria dos Estados, está quase saturado.

Em SC, o arquivo judiciário está sendo transferido gradativamente para Palhoça, em edifício próprio (o atual localiza-se em São José, em prédio alugado). Resolução do TJ determina que o desarquivamento de processos seja feito em até 24h, porém a solicitação costuma ser atendida de 10 a 15 dias úteis para processos antigos. Processos com data posterior a 1997 costumam ser desarquivados em até cinco dias, por constarem no sistema utilizado. Em média são realizados mil desarquivamentos por dia (somando todas as comarcas do Estado).

Na metrópole de SP, o arquivo da capital é centralizado no Ipiranga e teve um crescimento de 17% no ano passado, com o ingresso de 142.500 novas caixas. Os espaços de armazenamento são otimizados diariamente, com uma ocupação atual que gira em torno de 97%, e a média de pedidos de desarquivamentos é de 40.000/mês.