Patrimônio documental
MPF institui política de gestão de documentos e arquivos
Entre outros motivos, a portaria foi elaborada com base na necessidade de se estabelecer uma política de gestão do patrimônio documental integrada a todas as unidades do MPF que padronize, discipline e oriente as práticas e metodologias de tratamento dos documentos e informações de arquivo, fundamentais no processo de tomada de decisões, na melhoria da qualidade de prestação dos serviços à sociedade e na formação da memória institucional.
De acordo com a portaria, entende-se por gestão do patrimônio documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à produção, tramitação, classificação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Já documentos de arquivo são todos os registros de informação, em qualquer suporte, inclusive magnético, óptico ou digital, produzidos e recebidos pelo MPF em decorrência de suas funções e atividades específicas ou administrativas.
O trabalho previsto na portaria será feito pela Comissão Permanente de Gestão do Patrimônio Documental (GPAD), vinculada à Secretaria-Geral do MPF. A finalidade da comissão é orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada, visando a estabelecer prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos de arquivo do MPF.
Guarda de documentos
Entre outras competências, a GPAD vai orientar e promover a identificação, a avaliação e a definição da destinação e dos prazos de guarda dos documentos de arquivo. Além disso, vai promover e estimular a realização de estudos técnicos sobre a situação dos acervos de arquivo localizados nas unidades do MPF.
A GPAD se compõe de nível decisório, responsável pela análise, aprovação e validação dos trabalhos da comissão, e de nível técnico, cuja responsabilidade é desenvolver estudos da GPAD e propiciar conhecimento sobre as rotinas de procedimentos referentes à sua atuação.
Serão instituídas, também, Subcomissões Permanentes de Gestão do Patrimônio Documental (SUB-GPAD) pelas Procuradorias Regionais da República e pelas Procuradorias da República nos estados. Elas serão responsáveis pelo processo de seleção, classificação, avaliação e destinação dos documentos de arquivo produzidos e recebidos em seu âmbito de atuação.
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