No cenário empresarial contemporâneo, a eficiência operacional dos departamentos jurídicos é imperativa para a competitividade e sustentabilidade dos negócios. Nesse contexto, a aplicação de conceitos de Legal Operations, também conhecido como Legal Ops, emerge como uma abordagem estratégica capaz de otimizar fluxos, padronizar processos, gerar métricas para gestão interna, reduzir custos e agregar valor ao negócio.
Legal Operations refere-se a um conjunto de processos e procedimentos que objetivam garantir eficiência ao departamento jurídico através de práticas mais assertivas. Isso abrange a automação de tarefas repetitivas, a implementação de tecnologias inovadoras que possibilitem a gestão do ciclo de vida dos contratos e a adoção de metodologias de gestão de projetos para a execução de atividades jurídicas.
É preciso entender que a abordagem de Legal Ops não se confunde com a simples digitalização de processos, definida como a transformação do meio físico para o digital. A adoção das práticas de Legal Ops implica numa verdadeira transformação digital, tendo como princípio o “digital first”. Em outras palavras, os processos são inteiramente digitais, da concepção à execução.
A implementação de Legal Ops pode transformar significativamente um departamento jurídico, promovendo benefícios como a gestão eficiente de contratos, mitigação de riscos operacionais e automação de tarefas rotineiras, especialmente no que se refere à criação, revisão e monitoramento de contratos. Além disso, contribui para a redução de erros humanos e para a conformidade com políticas internas e regulatórias.
Outros benefícios da implementação de Legal Ops são a centralização de todos os contratos em uma única plataforma, facilitando o acesso, rastreamento de versões, solicitações e aprovações, além da análise de dados contratuais.
O Contract Lifecycle Management, ou gestão do ciclo de vida dos contratos, pode ser entendido como uma das ferramentas de Legal Ops. Ele é focado na gestão eficiente de contratos através de tecnologias que permitem funcionalidades como solicitação de contratos, biblioteca de templates e cláusulas, geração de contratos, workflow de negociações e aprovações, comparação, comentários e edição colaborativa de contratos, assinatura, armazenamento, pesquisa avançada, histórico de versões, atribuição de tarefas, notificações de eventos e geração de relatórios baseados em KPIs - Key Performance Indicators.
Entre as vantagens da adoção de práticas para a gestão eficiente de contratos, podemos citar a redução de gastos com consultoria externa e gestão de documentos, melhor alocação de recursos humanos e tecnológicos, e a redução de riscos jurídicos, financeiros e de compliance. Isso também permite que o departamento jurídico atue como parceiro estratégico no processo de tomada de decisões mais informadas.
Em contrapartida, a necessidade de investimento significativo em tecnologia, treinamento da equipe e adaptação dos processos existentes pode ser um desafio considerável. Além disso, a resistência à mudança e a complexidade de integrar o novo sistema com outros softwares empresariais existentes podem gerar atrasos e aumentar os custos operacionais. Contudo, esses desafios, embora significativos, podem ser superados com um planejamento estratégico adequado, escolha de fornecedores experientes e uma abordagem gradual de implementação, que permita ajustes contínuos e maximização dos benefícios a longo prazo.
A aplicação de conceitos de Legal Ops na gestão de contratos é uma estratégia poderosa para aumentar a eficiência, reduzir custos e promover a inovação. A automação de processos, a centralização de informações e a análise de dados garantem ao departamento jurídico uma atuação menos reativa e mais proativa. Além disso, a adoção de tecnologias emergentes como contratos inteligentes, inteligência artificial e plataformas de colaboração está transformando a forma como os contratos são gerenciados, trazendo benefícios significativos para as empresas.
Ao adotar Legal Ops, as empresas podem não apenas melhorar sua performance operacional, mas também estar mais bem preparadas para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades em um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo.