O eSocial é um sistema eletrônico desenvolvido pelo Governo Federal para unificar, em único ambiente virtual, as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregadores.
O funcionamento do eSocial é baseado no envio eletrônico, pelos empregadores, de informações de seus empregados. As informações são enviadas por um software específico disponibilizado pelo eSocial ou por meio de integração com outros sistemas da empresa.
O envio de informações pelo eSocial é feito em eventos, que são pacotes de informações relacionados a uma determinada situação. Um evento pode ser o cadastro de um novo trabalhador, a admissão de um empregado, o pagamento de salários, a concessão de férias, entre outros.
Os eventos enviados pelo empregador são armazenados no ambiente virtual do eSocial e são compartilhados entre os órgãos governamentais responsáveis pela fiscalização trabalhista, previdenciária e fiscal, tais como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e Emprego e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Dessa forma, o eSocial permite que as informações sejam compartilhadas entre os órgãos do governo, evitando a necessidade de múltiplos envios de dados pelos empregadores e a redução da burocracia.
É importante ressaltar que o eSocial envolve o cumprimento de diversas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pelas empresas, portanto, é essencial que os empregadores estejam atentos às exigências e prazos estabelecidos pelo sistema.
Quanto ao processo trabalhista, o eSocial não é diretamente responsável pelo seu andamento ou tramitação. No entanto, as informações enviadas pelo empregador através do sistema podem ser utilizadas como prova em eventual processo trabalhista.
Por exemplo, caso um trabalhador alegue que não recebeu o pagamento de horas extras, o empregador pode apresentar como prova as informações registradas no eSocial sobre as horas trabalhadas e os pagamentos realizados. Dessa forma, o sistema pode auxiliar no esclarecimento de questões trabalhistas.
Além disso, o eSocial também pode ser utilizado para o envio de informações ao Ministério Público do Trabalho e para a elaboração de acordos judiciais em processos trabalhistas.
Foi prorrogado para 1º de Julho de 2023 o prazo para envio de informações relativas às demandas trabalhistas ao sistema. Os quatro novos eventos de processos trabalhistas do eSocial 2023, são:
S-2500 – Processo Trabalhista: Evento de registro de informações dos processos na Justiça do Trabalho, como decisões, homologações de cálculo, acordos etc;
S-2501 – Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista: Evento de informações sobre valores retidos para o INSS e IR;
S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista: Evento reservado para retificar qualquer informação passada erradas nos processos anteriores;
S-5501 – Informações de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista: Evento destinado a compilação dos anteriormente enviados. Esse estará estreitamente ligado ao S-2501 e terá a função de mostrar as contribuições sociais previdenciárias, os tributos apurados, as contribuições devidas a outras entidades e fundos e o imposto sobre renda da pessoa física retido na fonte.
Importante ficar atento, pois a data limite de envio do evento ao eSocial, considerando que será mantido o marco temporal, ou seja, a partir de 1º de julho de 2023, será até o 15 de agosto de 2023, e assim por diante.
Também é importante destacar que, com as referidas alterações, a partir de 1º de julho de 2023 os valores relativos às contribuições previdenciárias devidas em razão de decisões proferidas pela Justiça do Trabalho e em acordos trabalhistas, deverão ser recolhidas pela empresa com DARF, por meio da DCTFWeb.
Por certo que o acompanhamento regular dos andamentos de processos trabalhistas e o necessário compartilhamento das informações que instruirão o envio dos eventos ao eSocial, pelo Jurídico aos Recursos Humanos, são fundamentais para o cumprimento da obrigação.
Isto deve movimentar os escritórios de departamento pessoal, jurídicos internos, escritórios de advocacia e escritórios de contabilidade.
Os eventos a serem enviados referem-se somente aos processos com decisão ou acordo com publicação a partir de julho de 2023, ou seja, não será necessário enviar o histórico de ações trabalhistas.
Com a unificação das informações, o eSocial pode reduzir a necessidade de envio de dados em diversos formatos e em diferentes prazos, o que pode simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pelas empresas, além de reduzir o tempo o e os custos com a burocracia, permitindo uma maior eficiência e agilidade no cumprimento das obrigações pelos empregadores. Ou seja, o dia a dia da equipe de recursos humanos e gestão de pessoas será otimizado, o que significa, também, economia para o empregador.
Com a validação automática das informações enviadas pelos empregadores, o eSocial pode contribuir para a redução de erros e inconsistências nos dados e, assim, facilitar a identificação e correção de problemas.
Portanto, embora o eSocial envolva um período de adaptação por parte das empresas, espera-se que o sistema possa trazer diversos benefícios a longo prazo para todos os envolvidos.