Dentre as inúmeras definições existentes, selecionei aquela do site www.techtarget.com que me pareceu a mais adaptada à realidade dos escritórios de advocacia, ou seja, “Data-driven decision management (DDDM) is an approach to business governance that values decisions that can be backed up with verifiable data. The success of the data-driven approach is reliant upon the quality of the data gathered and the effectiveness of its analysis and interpretation”.
A Oracle cita em seu site: “Data management is the practice of collecting, storing and using data securely, efficiently and economically. The goal of data management is to help people, organizations and connected objects optimize the use of data in compliance with policies and regulations, allowing decisions and actions to be taken that maximize the benefits for the organization. As organizations increasingly rely on intangible assets to create value, today adopting a sound data management strategy is becoming more important than ever”.
Os escritórios de advocacia são um exemplo perfeito para esta analise pois, como já escrevi recentemente, os dois ativos mais importantes nos escritórios de advocacia são as pessoas e o conhecimento. Além de todos os desafios envolvidos na gestão desses “assets”, considero que todas as decisões operacionais e estratégicas devem obrigatoriamente ser pautadas em dados e informações e devemos deixar as sensações (“feelings”), que também são muito importantes como coadjuvantes/auxiliares nesse processo.
Existe uma premissa importantíssima para que todas essas análise numéricas possam ser elaboradas e principalmente que sejam confiáveis e que possam ser utilizadas nas decisões operacionais, financeiras e estratégicas : que seja utilizado o timesheet para todo e qualquer trabalho realizado (por hora, fixo, com limites e também aqueles institucionais)
Decisões operacionais:
Estas decisões são aquelas que devem ser tomadas no dia-a-dia para a gestão correta do trabalho e são eminentemente internas. Como exemplo cito algumas a seguir:
- Estou distribuído o trabalho corretamente? (complexidade x senioridade).
- Qual(is) advogado(s) é(são) especializado(s) em que assunto?
- Qual é mais rápido ? Qual tem mais profundidade jurídica?
- Minha equipe está corretamente dimensionada?
- Estou precisando contratar? Qual nível de advogado?
- Estou respondendo ao cliente no tempo esperado?
- A equipe é eficiente? É necessário algum tipo de treinamento?
Todas essas perguntas e mais uma dezena delas só poderão ser respondidas corretamente se forem feitas analises matemáticas e estatísticas sobre o funcionamento da equipe em termos de como são utilizadas as horas trabalhadas pro todos os profissionais.
O fluxograma a seguir traz uma visão sintética de onde e como devem ser encontrada e elaboradas as informações (dados):
Decisões Financeiras:
Estas decisões são aquelas que dizem respeito à saúde financeira do escritório, dependem obviamente daquelas operacionais, mas também devem ser tomadas levando-se em consideração a interação com o mundo externo. Como exemplo cito algumas a seguir:
- Quais são os clientes mais rentáveis?
- Quais são os assuntos mais rentáveis? Qual o tipo?
- As propostas prévias estavam corretas? Houve lucro ou prejuízo? Qual foi o motivo?
- Qual o resultado de cada setor / área , equipe contribui para o resultado final?
- Existem controles de custos detalhados? Como são alocados?
- A tabela de preços está atualizada?
- As remunerações e bônus estão corretos? A equipe está motivada financeiramente?
A extração das informações do ERP são fundamentais para embasar as decisões financeiras:
- Quais clientes estão atrasados? Precisa da interferência do sócio?
- Quais são os motivos?
- As faturas forma emitidas corretamente, tempestivamente e de acordo com o contrato?
- Existe uma equipe administrativa encarregada do assunto ? Qual deve ser seu dimensionamento?
Todas essas e muitas outras informações devem estar concentradas num “dashboard” de fácil acesso e de fácil leitura/entendimento de modo a fornecer uma ferramenta de auxilio aos sócios gestores.
O fluxograma a seguir traz uma visão sintética de onde e como devem ser encontrada e elaboradas essas informações (relatórios):
Decisões estratégicas:
Estas decisões são aquelas mais difíceis se serem tomadas, pois envolvem um alto grau de incerteza em relação ao comportamento do mercado e delas dependem o futuro do escritório. Como exemplo cito algumas a seguir:
- Como incrementar o ritmo de crescimento?
- Queremos crescer? Até que dimensão?
- Queremos crescer organicamente ou devemos pensar em uma fusão ou incorporação?
- Seremos parecerista ou escritórios de grandes volumes?
- Seremos escritório especializado em uma única área ou um full service?
- Quais áreas necessitam de investimento?
- Quais são nossos concorrentes? Onde somos melhores?
- Quais são nossos pontos fracos?
- Estamos tecnologicamente atualizados?
- Temos uma filosofia empresarial? Qual é nosso DNA?
- Estamos criando nossos sucessores ou o escritório vai desaparecer quando nos apesentarmos?
Estas decisões dependem basicamente de dois fatores, sendo um deles o fator subjetivo representado pela experiência e pela visão de mercado do(s) sócio(s) gestor(es) e o segundo um fator absolutamente objetivo que são as informações contidas nas duas analises anteriores, fornecendo uma “fotografia” de seu próprio negócio. Quanto maiores e melhores forem essas informações, mais nítida será a fotografia!