Muito tem se falado sobre o chamado Compliance, mas o que significa essa palavra tão usada ultimamente? O Compliance significa conformidade as normas, neste caso, as regras fiscais e tributárias. Entendido isso, fica a pergunta: o que é conformidade? Como sei se a minha empresa está em conformidade com as regras?
A resposta é simples, se a sua empresa observa todas as regras tributárias e fiscais, ela está em conformidade com a legislação. Se a resposta é simples a prática é muito diferente, pois o Brasil é um dos países com mais regras e normas no âmbito tributário.
Existe uma infinidade de regras tributárias somente na esfera federal, entre Instruções Normativas, decretos, leis, Resoluções, se juntarmos com as regras estaduais, especialmente quando falamos de ICMS, que é um dos tributos mais complexos do nosso sistema tributário, e com as normas municipais fica quase impossível saber se uma empresa esta em conformidade ou não.
Assim, a figura do Compliance vem ganhando importância, não somente nas grandes corporações, mas também nas médias e pequenas empresas. O Compliance visa minimizar riscos e, para isso, estabelece procedimentos para a aplicação das regras tributárias e fiscais dentro das empresas.
A Receita Federal do Brasil iniciou em 2007 o projeto SPED, com a implementação de diversas obrigações acessórias, as quais são analisadas no ambiente eletrônico. O SPED é um sistema que possui vários blocos, cada um desses blocos é uma obrigação acessória diferente: EFD ICMS IPI, EFD Contribuições, EFD REINF, E-social, Nota Fiscal Eletrônica, E-financeira, ECF, ECD.
Isso significa que as Receitas Federal, Estaduais e Municipais não precisam mais ir até uma empresa para realizar fiscalizações, elas fazem isso através de um supercomputador, que realiza o cruzamento entre todas essas obrigações acessórias. Logo, o contribuinte, desde a emissão da nota fiscal eletrônica até o recebimento de valores através das instituições bancárias, está sendo fiscalizado.
Nesse sentido, a inteligência artificial, que faz as análises e realiza os cruzamentos dos dados, vai aprendendo com o comportamento do contribuinte, assim, os desenvolvedores desse mega projeto chamado SPED vão implementando novas obrigações e aperfeiçoando os dados analisados.
Exemplo disso são os novos registros na EFD REINF, que serão obrigatórios a partir de setembro de 2023, neles serão informados os pagamentos a beneficiários não identificados, isso significa que, quando uma empresa pagar um valor para um beneficiário e não identificar essa pessoa (física ou jurídica) esse pagamento estará sujeito ao Imposto de Renda Retido na Fonte à uma alíquota de 35% (chegando a uma alíquota efetiva de até 54%).
Esses novos registros na EFD REINF visam coibir o pagamento de despesas de sócios e acionistas, custeados pela pessoa jurídica, pois, em muitos casos, especialmente em médias e pequenas empresas, a pessoa jurídica acaba custeando despesas dos sócios e acionistas sem a devida incorporação destas despesas na remuneração destas pessoas.
Além disso, as empresas acabam não emitindo ou solicitando o documento fiscal que discrimine para quem está sendo pago determinado serviço, logo, neste caso, esse pagamento também poderá estar sujeito ao pagamento do IRRF com a alíquota de 35%.
Assim, a Receita Federal, no exemplo acima, utilizará das informações e dos cruzamentos das obrigações acessórias para saber se o contribuinte está cumprindo ou não as regras tributárias. Desse modo, a contabilidade da empresa deverá ficar mais atenta ao controle das notas fiscais emitidas e os valores pagos pela empresa.
Isto posto, a figura do Compliance ganha forma e se torna essencial para a saúde financeira de qualquer negócio. Com uma política de Compliance, as empresas podem mapear todos os seus processos internos e adequar cada um deles as normas tributárias e fiscais. Trazer a cultura do Compliance para dentro de uma empresa necessita de mudança de cultura interna, estabelecimento de regras claras e, o mais importante, investimento em sistemas tecnológicos e treinamento de pessoas.
A emissão de uma nota fiscal, por exemplo, demanda atenção e cuidados, pois ela é composta por diversos códigos que determinam, muitas vezes, a tributação daquela operação. Este códigos vão refletir nas EFD ICMS IPI e na EFD Contribuições, que, por sua vez, gerará o valor a pagar e a emissão do DARF.
Ou seja, tudo está interligado e é indispensável que uma empresa implemente processos internos, que visem reduzir erros na emissão dos documentos fiscais e na entrega das obrigações acessórias, pois erros são vistos com facilidade pelo fisco.
Outro ponto importante é que com o Compliance a empresa estuda todos os processos internos, conhecendo, inclusive, seus fornecedores, pois a compra de fornecedores que possuem irregularidades pode trazer riscos, especialmente quando ocorrem problemas na emissão do documento fiscais, por isso é muito importante a figura da homologação das informações fiscais e tributárias destes fornecedores.
Ademais, uma política de Compliance pode ser muito benéfica para uma empresa, além do alívio por saber que a operação está em conformidade com a legislação, reduzindo o risco de eventuais fiscalizações, ela também minimiza as chances de pagamento a maior de tributos, o que ocorre muito na prática.
Sendo assim, respondendo à pergunta inicial deste artigo, o Compliance fiscal e tributário é uma necessidade para qualquer empresa (pequena, média ou grande), pois somente com a elaboração de procedimentos internos, cujo objetivo é adequar as operações à legislação, é possível cumprir com a infinidade de regras tributárias existentes no nosso ordenamento, gerando maior segurança para a empresa e mais saúde financeira para o negócio.