A empresa desenvolve programas de conformidade de acordo com regulamentos externos, bem como com suas próprias políticas e procedimentos, como códigos de conduta. O desenvolvimento de um programa de conformidade requer pesquisa e planejamento para garantir que o programa seja abrangente e coeso. Neste artigo, definimos programas de conformidade e fornecemos dicas para criar o seu próprio.
Esse programas foram concretizados após inúmeros casos de má conduta corporativa. Organizações governamentais e privadas desenvolveram esses programas para garantir a conformidade contínua com as leis, regras ou regulamentos que regem os negócios.
Muitas das vezes chamados de programas de ética e conformidade, são um processo interno contínuo que se torna parte da cultura da empresa. Demonstram comprometimento com os valores e a ética do negócio e respeito às regras.
Um programa de “compliance” faz mais do que aconselhar funcionários ou partes interessadas contra uma ação adversa, é o sistema projetado para evitar tais ações. Programas eficazes examinam as regras ou regulamentos estabelecidos por uma agência e criam um programa que fornece um plano completo para implementação e medição.
Uma vez que o “compliance” esteja pronto, são realizados treinamentos para garantir que os indivíduos entendam os regulamentos e as políticas e procedimentos correspondentes. As avaliações recorrentes do programa medem como o programa está funcionando e podem ajudar a identificar seus pontos fortes ou fracos.
Por que os programas de “compliance” são importantes?
Os programas de “compliance” inicialmente buscavam prevenir condutas criminosas e antiéticas. Hoje, eles incluem maneiras de monitorar, relatar e corrigir comportamentos ou ações antes que se tornem um problema. Programas de conformidade abrangentes desenvolvem procedimentos para investigações, criam métodos para relatar problemas sem retaliação e iniciam ações corretivas.
A conformidade é a fonte central de todas as informações regulamentares. Registros meticulosos mantêm a prova de conformidade para reduzir a exposição da empresa a danos ou outras sanções. Idealmente, um programa de “compliance” contém cinco elementos que descrevem as ações do programa:
- Educação
- Prevenção
- Detecção
- Colaboração
- Execução
O que os programas de “compliance” regulam?
As empresas estabelecem padrões, como um código de conduta, para definir parâmetros éticos para funcionários e administração. Esses programas abordam a conformidade para uma região específica, operação comercial ou relevância para o setor.
Agências federais, estaduais ou independentes estabelecem certos padrões para as indústrias. Esses padrões regulam os negócios controlando poluentes, ditando procedimentos financeiros ou protegendo interesses privados. Os regulamentos variam entre as indústrias e alguns podem se reportar a mais de uma agência. As indústrias normalmente regulamentadas são:
- Finança
- Sem fins lucrativos
- Transporte
- Instituições educacionais
- Saúde e produtos farmacêuticos
- Rádio e televisão
- telecomunicações
- Manufatura
- Agências governamentais
- Agências reguladoras comuns
Dicas para criar um programa de “compliance”
A criação de um programa de conformidade garante que a empresa não apenas cumpra os regulamentos e regras, mas também os leve a sério. Abaixo está uma lista de dicas para garantir que seu programa de conformidade aborde todos os cinco elementos com informações concisas e fáceis de entender:
- Entenda o escopo
Para escrever um programa de conformidade eficaz, as empresas devem primeiro identificar exatamente quais regras e regulamentos regem seu setor. O programa define os regulamentos com clareza e pode incluir perguntas frequentes para ajudar os funcionários a entender totalmente a política, o procedimento e as expectativas individuais. Revise o escopo anualmente, atualize conforme os regulamentos ou políticas mudam e agende treinamentos de funcionários ou comunique as mudanças o mais rápido possível.
- Coletar e analisar informações
Pesquise como a concorrência responde às mudanças de conformidade para obter insights para projetar seu programa. Pesquise os desenvolvimentos do setor e monitore regularmente as atividades de conformidade para ficar pronto para as mudanças. Comunique-se com a alta administração e os funcionários para desenvolver métodos eficazes para cumprir os regulamentos e desenvolver estratégias para melhorias no monitoramento ou relatórios.
Avalie o risco e alinhe os controles
Programas de conformidade eficazes identificam riscos para o negócio e fornecem medidas para prevenir ou mitigar esses riscos. Pesquise as ramificações legais da não conformidade e pense em cenários de causa e efeito para pensar em maneiras de abordar várias situações ou resultados. Desenvolva controles para medir a adesão e diminuir o risco geral.
- Estabeleça canais de denúncia
Forneça à gerência ou aos funcionários uma ou mais maneiras de relatar a não conformidade sem medo de retaliação. Inclua proteções de denunciantes em seu programa de conformidade. Considere configurar uma linha direta confidencial ou emitir periodicamente uma pesquisa anônima para que os funcionários possam denunciar com segurança a má conduta.
Comprovar suporte corporativo
As empresas demonstram forte ética quando desenvolvem programas de conformidade e enfatizam a importância da adesão. Os funcionários podem ter mais facilidade para cumprir os regulamentos quando estão cientes do compromisso da empresa. Programas robustos incentivam os funcionários a fazer bons julgamentos de valor e manter a ética uma constante.
Desenvolva um sistema de escalonamento
Seu programa de conformidade desenvolve respostas a violações e descreve como a empresa deve seguir o procedimento. Crie um sistema para lidar com cada relatório ou resultado de investigação com etapas claras, incluindo a designação de um responsável ou comitê de conformidade. Os programas de conformidade descrevem claramente as etapas que o executivo ou comitê segue e estabelecem os recursos para uma resposta oportuna.
- Fornecer correção
Testar o sistema em busca de falhas e desenvolver ações corretivas. Ao identificar as falhas, as empresas podem mitigar os riscos corrigindo a falha ou encontrando um método diferente. Agende avaliações de risco regulares e registre os resultados para fins históricos e como um guia para futuras mudanças no programa.
- Fornecer treinamento
O treinamento dos funcionários garante a compreensão do programa de conformidade e define as expectativas dos funcionários e da administração. Solidifique o compromisso com o programa, incentivando e incorporando perguntas, problemas ou sugestões dos funcionários. Envie periodicamente aos funcionários um breve questionário relacionado ao programa de conformidade e analise as respostas para avaliar a eficácia do programa. Isso é especialmente útil para funcionários após a introdução de um novo programa ou quando as políticas atuais mudam.
- Documente tudo
Ao comprovar a conformidade, a documentação faz a diferença. Defina como você registrará e armazenará a documentação de conformidade em registros incontestáveis que servem para proteger os negócios e fornecer provas de conformidade. Mantenha registros detalhados de procedimentos, etapas, resultados e melhorias.
- Aproveite a tecnologia
Considere a incorporação de um sistema de relatórios automatizado em vez de depender de procedimentos manuais. A documentação automatizada deixa menos espaço para erros e fornece ampla evidência de conformidade. A automação mantém tudo em um local central para facilitar a recuperação em caso de auditoria ou investigação.
- Realize avaliações e medições regulares
Para determinar se o programa de conformidade está funcionando, providencie avaliações regulares dos processos. A avaliação regular minimiza os riscos e identifica os problemas antes que se tornem problemas maiores. Proteja os interesses da empresa monitorando regularmente o setor, melhorando os esforços de mitigação e fornecendo treinamento adicional conforme necessário.
- Incentive o feedback
Os programas de conformidade funcionam quando os funcionários e a administração seguem políticas e procedimentos. Incentive o engajamento e reforce o comprometimento pedindo feedback ou sugestões de melhorias aos funcionários. A gerência pode ter conselhos para melhorar a eficiência do programa ou identificar erros. Considere enviar uma pesquisa a cada três a seis meses e peça feedback sobre a eficácia do seu programa de conformidade.