Não existe um modelo único para a gestão de um escritório de advocacia, uma formula “one size fits all” que se aplique a todas as circunstâncias.
Cada escritório deve encontrar sua própria maneira de crescer, fazendo as escolhas certas. Como num tabuleiro de xadrez, cada movimento tem consequências precisas.
Eu gosto da metáfora dos restaurantes. No escritório, o equivalente ao prato servido no restaurante é a qualidade da solução juridica e a qualidade no atendimento é entender as necessidades do cliente, estar disponível para ele a qualquer momento e responder no tempo solicitado (ou de preferência antes).
A dimensão do escritório, antes de mais nada, é um dos fatores determinates dessas necessidades. Para estúdios pequenos, basta o controle das receitas e despesas, divididas por categoria (para saber onde o estúdio está gastando o dinheiro) e também um controle das datas de cobrança e recebimento (para saber quanta dívida você tem e quais decisões tomar). Tudo isso pode ser feito com uma planilha normal do Excel. Muito simples e fácil de fazer!
Para estudos de médio e grande porte, são necessários outros controles tais como: rentabilidade de clientes e assuntos (processo ou contratos); produtividade da equipe ou departamento / área; gerenciamento das informações (knowledge management), etc. Para haver esses controles é necessário ter um software de gestão financeira e também um software de gestão documental.
O mais importante e fundamental para todos os escritórios de advocacia, independentemente de seu porte, é a adoção do timesheet para todos os trabalhos independentemente da forma de faturamento para poder saber se estão gerando resultado ou não.
O maior perigo para um advogado gestor de escritório corporativo é o seu proprio ego e se enxergar como um oráculo pelo fato que empresas e seus diretores sempre vem até ela na busca de bons conselhos e orientação. Mas um advogado não é o oráculo de Delfos!
A questão da produtividade,da eficiência do trabalho e do correto dimensionamento da estrutura necessária são fundamentais para atingir a rentabilidade. É um bom exemplo onde o uso de novas tecnologias de automação e inteligência artificial são fundamnentais (predição, machine learning, “NLP” natural language processing, jurimetria, etc.). Só assim os escritórios conseguirão enfrentar o desafio de executar o enorme volume de trabalho e satisfazer os clientes sem perder de vista os resultados.
Produtividade, eficiência no trabalho e dimensionamento correto da estrutura necessária são essenciais para alcançar a lucratividade.
Grandes escritórios internacionais e os grande clientes, principalmente os bancos, com sua enorme capacidade financeira, estão investindo pesadamente nessas novas tecnologias para se tornarem mais eficientes e independentes. À medida que os escritórios crescem, cresce o seu volume de negócios e juntamente eles aumentam exponecialmente as dificuldades na sua gestão. Gerenciar milhares de clientes e centenas de colaboradores não é uma tarefa fácil.
A situação é diferente para escritórios médios ou pequenos. Estes devem aproveitar a maior rapidez nas respostas e a proximidade com os clientes como fatores competitivos e principalmente utilizar as experiências dos grandes e adotar soluções tecnológicas já testadas. A ocupação de nichos de mercado às vezes pode ser uma solução vencedora.
Os advogados gestores de escritórios preferem ter a liberdade total das decisões porque consideram que sua prática é uma extensão de si mesmos. A grande maioria dos escritórios começa com um ou dois advogados trabalhando juntos e, portanto, a figura do escritório se confunde com a da pessoa. Desta forma, quando o estúdio cresce e novas regras e formas de organização são necessárias, tudo isso é percebido como uma perda de liberdade, autonomia e autoridade do(s) sócio(s).
Acima de tudo, é necessária uma mudança de mentalidade dos sócios porque tudo depende deles! O segundo aspecto a ser considerado é o bolso! Se os sócios estiverem ganhando muito dinheiro, será mais difícil convencê-los de qualquer mudança. É preciso ter uma visão clara também dos desafios de longo prazo.
Quanto maior o escritório tudo, mais lentas e consistentes as ações corretivas precisam ser. Na gestão de um escritório de advocacia é preferível uma série de pequenas mudanças que são feitas todos os dias com esforços e correções constantes e frequentes. É assim que se muda.
O maior risco para um advogado empresarial é o seu ego. O perigo de se considerar um oráculo pelo fato de muitas empresas recorrerem a ele em busca de bons conselhos. Mas um advogado não é o oráculo de Delfos.