O intuito deste breve artigo e esclarecer dúvidas sobre a vantagem da implementação de controle interno nas empresas, com intuito de desafogar o judiciário com ações propostas neste sentido.
As unidades de negócios têm diferentes maneiras de monitorar e proteger os ativos de suas empresas. A realização de check-ins diários para saber que tipo e quantas ferramentas estão disponíveis para uso. As unidades administrativas podem atualizar seu estoque atual de material de escritório a cada semana.
O departamento financeiro de uma empresa é responsável por garantir que suas informações fiscais sejam precisas e confiáveis. Essas salvaguardas que protegem os ativos físicos e garantem a integridade das práticas contábeis são chamadas de controles internos. Neste artigo, definimos controles internos, discutimos como eles funcionam, exploramos as vantagens e desvantagens de usar controles internos e listamos exemplos deles.
O que são controles internos?
Controles internos são os elementos físicos, políticas e práticas que uma empresa implementa para proteger a integridade de seus ativos e informações financeiras e contábeis, promover a responsabilidade e prevenir fraudes. Os controles internos também incluem as medidas que uma empresa toma para garantir que seus funcionários cumpram todas as leis e regulamentos e não roubem ativos da empresa. Controles físicos como fechaduras de portas, restrições de área, cofres e equipamentos de vigilância também são controles internos.
Uma empresa normalmente supervisiona seus próprios controles internos. Entidades não gerenciadas pela empresa gerenciam controles externos como auditorias e investigações regulatórias.
Como funcionam os controles internos
Os controles internos funcionam de duas maneiras: responsabilizam individualmente os gerentes da empresa pelos inventários físicos e pela precisão e regularidade dos relatórios financeiros e exigem que as empresas criem trilhas de auditoria para suas transações fiscais. As trilhas de auditoria são registros que fornecem detalhes passo a passo para rastrear os dados contábeis até sua origem. Trilhas de auditoria são necessárias para que todos os empreendimentos comerciais estejam livres de práticas fraudulentas de contabilidade.
Tipos de controles internos
Existem dois tipos de controles internos:
(1) Controles preventivos: são práticas e políticas destinadas a interromper os problemas antes que eles ocorram.
(2) Controles de detecção: Esses procedimentos são projetados para identificar problemas já existentes.
Ambos os tipos de controles internos são baseados na proteção de ativos materiais, separação de funções, autorização de transferências de dinheiro de conta para conta, aprovação de negócios externos e verificação de cada etapa das transações financeiras.
Vantagens e desvantagens dos controles internos
Como em qualquer sistema de negócios, há vantagens e desvantagens nos controles internos:
Vantagens
Algumas vantagens dos controles internos podem incluir:
Os controles internos são acessíveis a um número limitado de funcionários confiáveis de nível superior. Quanto menos pessoas envolvidas, mais fácil é fiscalizar suas ações e prevenir irregularidades.
Controles internos adequadamente projetados e executados aumentam a eficiência tornando as transações transparentes para qualquer unidade de negócios que precise deles.
Quando os controles internos são bem equilibrados entre fornecer transparência e estimular a eficiência, eles protegem os funcionários de acusações de irregularidades ou desvios de recursos.
Desvantagens
Possíveis desvantagens dos controles internos incluem:
Não existe uma maneira infalível de garantir que os funcionários não ignorem esses controles porque o comportamento humano é um elemento imprevisível no processo de controle interno.
Se uma empresa planeja mal ou implementa incorretamente seus controles internos, os funcionários que os utilizam podem ficar frustrados e apáticos em aplicá-los.
Se os controles internos de uma empresa forem muito rígidos, eles podem inibir a flexibilidade de que uma empresa precisa para fazer mudanças operacionais conforme necessário para se manter eficaz
Por fim, seguem alguns exemplos de controles internos:
1. Delegação
As empresas criam um documento de autoridade delegada para definir quem tem responsabilidade por tarefas confidenciais, incluindo assinar documentos legais, lidar com cheques e dinheiro recebidos, assinar cheques da empresa, autorizar despesas de pessoal, acessar o cofre, acessar o dinheiro em caixa e ter acesso aos registros contábeis.
2. Autorização
Da mesma forma, as empresas estabelecem protocolos de autorização, descrevendo quem pode autorizar quais tipos de transações. As melhores práticas incluem garantir que ninguém autorize nenhuma transação que possa beneficiar financeiramente o autorizador e garantir que os subordinados não autorizem pagamentos a gerentes, por exemplo.
3. Ativos
As empresas usam um registro de ativos para listar cada ativo com um número de identificação. O registro é um registro de onde e quando cada item foi comprado, quanto custou, quanto está segurado, seu histórico de reparos e outros detalhes como números de série, garantias ou garantias.
4. Manutenção
A manutenção adequada dos ativos da empresa, como equipamentos e edifícios, também é um controle interno. Isso inclui inspeções programadas regularmente e manutenção de rotina, bem como reparos.
5. Dinheiro
A maioria das empresas mantém as transações em dinheiro no mínimo, o que é em si uma forma de controle interno. Dinheiro na mão leva a oportunidades de má administração e roubo. Quando é necessário ter caixa, esses controles internos são importantes:
- Restrinja o acesso ao dinheiro e ao cofre.
- Reconcilie regularmente o caixa pequeno.
- Mantenha o dinheiro que entra e sai separado.
- Deposite ativos de caixa regularmente.
- Emita recibos de entrada de dinheiro.
- Obter recibos de saída de dinheiro.
Mantenha os livros de recibos bem trancados.
6. Compras
As empresas autorizam diferentes pessoas a iniciar, aprovar e pagar por bens ou serviços. A separação dessas funções dificulta a manipulação do processo de compra de maneiras que prejudicariam a empresa.
7. Inventário
Partes diferentes encomendam e recebem itens recebidos, separando essas responsabilidades de compra de estoque. As empresas contam e registram regularmente os itens no local, realizando o inventário físico como forma de controle interno.
8. Reembolsos
Outro exemplo de separação como controle interno é tornar diferentes funcionários responsáveis por autorizar devoluções e emitir reembolsos para os itens devolvidos.
9. Contas a pagar
As empresas também exigem que pessoas separadas recebam contas e aprovem pagamentos de contas em seus departamentos de contas a pagar (AP).
10. Banco
Para eliminar as oportunidades de fraude bancária, as empresas fecham qualquer conta inativa imediatamente e reconciliam regularmente todas as contas ativas.
11. Cheques
Três características que as empresas exigem dos assinantes de cheques são confiabilidade, paciência e disponibilidade. Muitas empresas exigem um mínimo de duas assinaturas em cheques. As empresas podem criar um pool de signatários autorizados, portanto, a ausência de uma pessoa não atrasará a emissão de cheques.
12. Folha de pagamento
As responsabilidades de relatar as horas trabalhadas, autorizar os valores da folha de pagamento e desembolsar os fundos da folha de pagamento pertencem a diferentes funcionários. Novamente, o princípio da separação ajuda a evitar o manuseio impróprio dos fundos da empresa.
13. Uso do computador
Monitorar e analisar o uso de computadores pelos funcionários é um controle interno que as empresas usam regularmente. Isso não apenas fornece informações sobre as atividades dos funcionários que podem ser financeiramente fraudulentas, mas também ajuda a monitorar o uso adequado do recurso insubstituível de uma empresa - o tempo dos funcionários.
14. Seguro
As empresas compram seguros para proteger ativos sem os quais a organização teria dificuldades para operar e para salvaguardar itens de alto valor que podem ser facilmente roubados. Veículos motorizados, grandes quantias de dinheiro para transporte, equipamentos especiais e edifícios e seus conteúdos são exemplos de propriedade que uma empresa