Gestão Jurídica
Diariamente, centenas de movimentações de processos chegam em diversos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. O recebimento, tratamento e distribuição dessas movimentações é feito pela Controladoria, de modo a gerir, organizar e designar cada ato processual que o operador do Direito deve fazer no processo.
Desse modo, torna-se possível a organização dos centros de custos, dos advogados responsáveis, assistentes e estagiários no afã de registrar o desempenho da sua equipe e evitar a tão temida perda do prazo. Esse processo de gestão jurídica pode ser feito com o auxílio de sistemas que monitoram os processos, rastreiam as publicações em nome dos clientes, armazenam os dados e fornecem a agenda de atividade de cada advogado. As ferramentas devem ser utilizadas pelo setor da Controladoria para auxiliar na organização e produtividade dos outros setores de modo a traçar estratégias, juntamente com os gestores, para otimizar os resultados e extrair o máximo das equipes.
Dados
Com isso, a Controladoria registra seu ativo mais importante e o segundo ponto: os dados.
Você já deve ter escutado a famosa frase do matemático Clive Humby: ‘’Data is the new Oil’’
Coletando cada movimentação processual, por meio do Diário da Justiça, publicações e notificações dos sistemas dos Tribunais, o setor pode registrar a fase que o processo se encontra, a última movimentação, as partes do processo, o valor discutido em causa, as datas do processo (distribuição, citação, audiência), bem como resultado das ações, valor de sentença e valores gastos com custas processuais.
Bem, a quantidade de dados pode ser extensa, no entanto o objetivo principal é: mapear cada litígio com informações objetivas. Desse modo, para felicidade de qualquer Controller Jurídico do Brasil, Legal Techs já oferecem serviços que buscam esses dados diretamente no site do Tribunal, realizando o cadastro automaticamente com a ajuda da sua Inteligência Artificial - evitando o trabalho repetitivo e dispendioso.
Assim, é possível o mapeamento de cada causa, separando e classificando de acordo com a finalidade do gestor.
Business Intelligence
Então, o terceiro e último ponto: Business intelligence.
Todos os dados coletados começam a fazer sentido neste momento. Com uma cultura data driven de gestão, podemos utilizar todos os dados coletados para buscar melhores decisões, através de bons indicadores para o escritório e para os clientes.
Para o primeiro, podemos responder às perguntas dos advogados gestores como: “Quantos processos estão ativos?”, “Quantos foram arquivados este mês?”, “Quantas decisões foram favoráveis e desfavoráveis?”, “Como está o desempenho dos advogados e dos estagiários?”.
Para os clientes, podemos responder perguntas como: “Quanto foi gasto com custas processuais?”, “Quanto foi gasto com condenação?”.
Por fim, é indispensável, hoje, a implementação da Controladoria Jurídica. Os escritórios e departamentos jurídicos ainda possuem uma barreira na implementação deste departamento, visto que algumas dessas funções supracitadas são feitas por cada setor, ao contrário do que acontece na Controladoria onde essas funções estão centralizadas. No entanto, aqueles que implementarem contam com o aumento na qualidade dessas atividades, gestão data driven, redução de custos, automação e um setor preparado para apoiar todos os demais setores. Ainda, a análise de padrões e indicadores podem trazer soluções de adaptação para as operações, de modo a diminuir a entrada de ações processuais e integrar novas estratégias de compliance a fim de evitar gastos exacerbados e inesperados ao fluxo de caixa da empresa, contribuindo para uma gestão mais eficiente.