Controladoria jurídica e RPA - a sinergia de um escritório diferenciado.

O objetivo deste artigo é analisar a importância da implementação da controladoria jurídica em escritórios de advocacia, mostrando diferenciais e resultados significativos. Especialmente se a atuação estiver alinhada à utilização de tecnologias contemporâneas, sobretudo processos de automação de atividades repetitivas.  

Com o avanço desta nova forma digital e ágil de advocacia, agora é comum a criação de procedimentos automatizados, visando desafogar trabalhos repetitivos e de pouca atividade cognitiva. Entretanto os profissionais se deparam com o dilema da substituição, exalando medo por processos automatizados desempenhados por robôs.  

Busca, portanto, além de trazer informação sobre parte deste avanço tecnológico e suas consequências, esclarecer e assegurar aos profissionais que as automações não focam na substituição do trabalho humano pelo mecânico e sim de uma atualização do método e das formas de trabalho. 

Automações priorizam a segurança e ajudam a prevenir erros humanos, abrindo espaço para que os profissionais possam atuar com mais precisão, foco e técnica. 

Logo, o advogado que sabe lidar com novas tecnologias em seu favor, ganha uma aliada ao seu trabalho, além de um salto nos serviços prestados, uma vez que a união homem-máquina permite uma atividade com grande sinergia aliando tarefas repetitivas ao conhecimento humano estratégico.  

Inicialmente, cumpre dizer que a controladoria jurídica, por ser uma área que lida com controles e procedimentos, infelizmente ainda enfrenta o estigma de ser uma área operacional e pouco valorizada na carreira jurídica.  

Porém, de forma consistente, esta área tem demonstrado gradativamente sua importância, conseguindo seu espaço, especialmente por aqueles que optam pela sua adoção, pois notam que, a partir de sua implementação, um potencial diferencial de organização e eficiência nas atividades cotidianas. 

A controladoria jurídica pode ser definida como uma área operacional de gestão estratégica de informações e atuação jurídica, que trabalha de forma sinérgica com a área técnica, garantindo a efetividade da operação como um todo, buscando, de forma padronizada e organizada, a efetividade, qualidade, segurança e agilidade nos serviços jurídicos. Todas essas atividades resultam em dados e indicadores capazes de iluminar pontos obscuros e gargalos nas atividades cotidianas dos escritórios de advocacia. 

Dentre as principais atividades dessa área, é possível elencar as seguintes: gestora e guardiã de prazos e procedimentos, integridade e qualidade da informação, receptora e de novos casos para o escritório, responsável pela captura de publicações, apontamento de prazos, governança e alimentação das informações do sistema de gestão de processos, seja ele interno ou externo, entre outras.  

Sendo assim, é inegável a sua importante atuação dentro do escritório de advocacia para construção de resultados organizados e precisos, sempre em conjunto com as áreas técnicas, formando a sinergia de um escritório diferenciado. 

Em vista disso, no âmbito jurídico, principalmente na controladoria jurídica, detentora da gestão de informação, ganhou, ao longo dos anos, um grande aliado: o RPA – RoboticProcess Automation – ou traduzindo para o português: automação de processos robóticos!  

De forma resumida, podemos conceituar um RPA como o uso de uma programação robótica (bots) para executar determinadas tarefas repetitivas e pré-programadas que antes eram executadas por humanos, otimizando tempo e permitindo o ganho de escala. 

Com o auxílio dos RPA’s nas atividades diárias, é possível fornecer e tratar dados de forma precisa, apontar erros humanos ao longo do processo e direcionar ações estratégias para alcançar melhores resultados. 

Com a evolução tanto do direito como da tecnologia, a técnica profissional não é mais o suficiente. Atualmente é necessário aprender a manusear as ferramentas tecnológicas para conseguir desempenhar a atividade com maestria e nível de excelência. 

No entanto, há uma grande barreira a ser quebrada no segmento jurídico de modo geral: o afastamento da atualização em novas tecnologias e seu potencial na organização e gestão das atividades jurídicas. E neste cenário, é de extrema importância a construção de uma ponte sob este abismo obscuro e profundo, por meio da disseminação da informação e apresentação das vantagens de atrelar controladoria e tecnologia nas rotinas de um escritório. 

Embora as pessoas lidem cotidianamente com a tecnologia em atividade rotineiras, como por exemplo, compras pelo app, PIX, programas de edição de fotos, há um desconforto no que tange a tecnologia no âmbito profissional, um medo norteado pela falta de conhecimento, que gera suposições equivocas. O assombro, de modo geral se dá: 1) pelo medo de ser substituído por um robô; 2) pelo medo de mexer em estruturas consolidadas. 

Seja como for, este medo não deve prevalecer, pois assim como a tecnologia vive em constante evolução, nossa forma de trabalhar e atuar também deve acompanhar essas. Assim, temos que ter em mente que nosso trabalho continuará sendo importante, porém precisamos alterar a nossa forma de trabalhar. 

Um ponto de partida é entender que o uso de RPA é confiar a um robô a realização de atividade repetitivas, ou seja, é uma ramificação da tecnologia preparada para desempenhar exatamente alguma coisa, que foi “ensinada sistematicamente” para ele (bot), e que ele não executará exatamente conforme o comando. Logo, uma automação faz exatamente o que está programado e não saberá lidar com situações diferentes daquelas previstas. Logo, qualquer alteração diferente da situação original, será necessário a intervenção humana para corrigir a rota do processo (caso isso também não tenha sido previsto na automação). 

Sendo assim, em todo processo automatizado, será imprescindível o acompanhamento humano, seja para modificações, melhorias ou acompanhamento de erros. 

Portanto, automatizando as atividades repetitivas, é possível tangibilizar resultados que antes seriam invisíveis, tais como: tempo de execução de um procedimento x aumento de celeridade, como melhorar a agilidade de uma etapa de trabalho prevendo pontos mais críticos e sensíveis a erros, eficiência da gestação, padronização, informação em tempo real atualizada, segurança da informação àqueles que a recebem. Tudo isso, no final do dia, ajuda no aumento da produtividade do profissional da área jurídica, liberando maior tempo para atividades intelectuais. 

Após vislumbrar as maravilhas que a tecnologia e suas ramificações são capazes de nos proporcionar, é inevitável que o profissional do direito atuante na área operacional, não questione o seu papel no âmbito jurídico. 

Diga-se de passagem, que, até o próprio ordenamento jurídico se encarregou de sedimentar e incluir a tecnologia como parte do exercício da atividade jurídica, conforme disposto no art. 4º, nos incisos XI e XII da resolução 5, de 17/12/18.  

“XI - compreender o impacto das novas tecnologias na área jurídica;  

XII - possuir o domínio de tecnologias e métodos para permanente compreensão e aplicação do Direito” 

Embora a tecnologia já brilhe aos olhos de um mercado jurídico competitivo e atualizado é importante enfatizar que o profissional do direito ganhou uma aliada e não uma rival, uma vez que a tecnologia não funciona sozinha é preciso de um profissional para operá-la e alimentá-la, construindo melhores resultados ao seu trabalho. 

Nem mesmo a inteligência artificial chegou até onde o ser humano é capaz de chegar com suas interpretações, raciocínios e criação de teses. Dessa forma um RPA, possui uma limitação ainda maior e se volta apenas a executar o que a ele for direcionado, não sendo capaz de solucionar impedimentos durante o percurso. 

Ressalta-se que, o profissional do direito não deve temer as mudanças e muito menos desvalorizar sua atividade com receito de substituição. O profissional é e sempre será de grande valia, pois será o agente condutor da operação, detentor da informação, alterando apenas a sua forma de trabalhar e executar suas atividades. 

Considerações finais 

O profissional de direito do século XXI não deve se limitar somente a uma boa técnica. É preciso transbordar em adaptabilidade e flexibilidade para as mudanças sociais e tecnológicas dos novos tempos que vivemos.  

Dessa maneira a finalidade do presente artigo é demonstrar que o uso adequado de uma controladoria jurídica otimizada com RPA’s possui ganhos em larga escala, possibilitando ao escritório demonstrar sua alta performance de forma a satisfazer as necessidades do cliente, de uma forma organizada e precisa. 

Além disso, buscamos esclarecer que os profissionais, especialmente os da área de controladoria, não serão substituídos pelas máquinas, mas deverão se adaptar, mudar conceitos, hábitos e ressignificar seus papéis.