De forma bem simplificada, Due Diligence é uma prática que consiste basicamente em fazer uma investigação e análise de risco de tudo que pode ocorrer no futuro, antes de se firmar um relacionamento contratual, através de relatório e respectiva documentação que o justifica, visando segurança jurídica e eficiência no negócio.
Todo esse procedimento analítico documental é extremamente necessário, não só na esfera empresarial, mas também na vida dos condomínios edilícios residenciais e comerciais, sendo parte integrante do processo de compliance e gestão, no que toca a evitar contratações que possam atrair riscos, passivo judicial e financeiro, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, que tenham o potencial de provocar prejuízos de grande monta para toda a massa condominial, além de preservar a ética e a imparcialidade quanto a forma de contratação de funcionários, colaboradores e prestadores de serviços em geral, evitando que se coloque em dúvida a idoneidade da gestão nesse sentido (síndico e até mesmo conselheiros).
Rotineiramente nos deparamos com situações em que, por questões financeiras, a maioria das assembleias condominiais deliberam pela escolha de prestadores de serviços de menor valor, sem analisar os riscos da contratação, qualidade técnica, tempo de mercado etc., e com isso, via de regra amargam prejuízos enormes, frente ao vetusto ditado: “O barato que saiu caro!”
Mas o problema não para por aí, já que em situações como essa, os resultados da catastrófica prestação de serviços por parte da empresa contratada, por vezes, dependendo da situação, poderá implicar o síndico diretamente, no que se refere às responsabilidades civis, previdenciárias, tributárias, trabalhistas e até mesmo criminais.
Outrossim, os maiores deveres e riscos que decorrem de errônea contratação de um prestador de serviços para os condomínios e que responsabilizam diretamente o síndico, civil e criminalmente, são:
- Descumprimento dos deveres legais, inclusive fiscais (tributários e previdenciários);
- Descumprimento dos deveres contidos na convenção e no regulamento interno;
- Contratações de serviços com valores superfaturados comparados similares no mercado;
- Contratações baseadas em favoritismos, nepotismos e corrupções;
- Contratações sem análise prévia de referências anteriores em outros condomínios (qualidade, prazos, preço etc.);
- Contratações sem ponderar a expertise da empresa; etc…
Com o fito de resguardar o síndico e a massa condominial, a Due Diligence que sugerimos para a contratação de prestadores de serviços deve conter, no mínimo, os seguintes documentos:
- Cópia do contrato social e de todas as alterações;
- Emissão de certidões pessoais dos sócios da empresa;
- Comprovante de endereço dos sócios da empresa;
- Alvará de funcionamento da empresa;
- Certidão de regularidade da empresa na junta comercial do Estado e na Receita Federal do Brasil ou órgão e/ou entidade de classe;
- Cópias das guias de recolhimento do INSS e demais encargos dos funcionários que irão trabalhar no condomínio (em caso de contratação de mão de obra);
- Certificado de regularidade junto ao FGTS (CRF) (em caso de contratação de mão de obra);
- Certidão negativa de débitos trabalhistas junto ao TST;
- Prova de inscrição no cadastro de contribuintes do Município, relativo ao domicílio ou sede da empresa participante, pertinente ao seu ramo de atividade;
- Certidão negativa de débitos relativos a créditos tributários Federais e à dívida ativa da União, emitida pela secretaria da Receita Federal do Brasil;
- Certidões dos distribuidores de processos cíveis, criminais e trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios ou prestadores de serviços autônomos;
- Verificar se a empresa terceirizada está cumprindo com a convenção coletiva de trabalho da categoria (em caso de contratação de mão de obra);
- Certidão negativa de débitos de tributos Estaduais e Federais;
- Certidão dos feitos ajuizados (distribuidores da justiça).
Sugerimos o prazo máximo de dez dias uteis para que todos esses documentos sejam entregues (de uma só vez e não “picados”) à gestão condominial pela empresa que pretende ser contratada.
Sob outro enfoque, necessário se faz separar as funções e esclarecer que incumbe ao síndico ou administradora exigir a apresentação de tais documentos por parte do pretenso prestador de serviços, e ao departamento jurídico contratado especificamente para tal finalidade, proceder a análise minuciosa dos mesmos, que deverão ser-lhe encaminhados juntamente com o contrato de prestação de serviços, para que, então, seja emitido o parecer jurídico.
Nesse liame, o dossiê completo da Due Diligence, portanto, será composto dos documentos apresentados, inclusive das certidões, do contrato de prestação de serviços apresentado pela empresa postulante e pelo parecer do departamento jurídico.
Derradeiramente, frise-se que o síndico do condomínio é quem decidirá pela contratação ou não da empresa que se candidatou à prestação de serviços em questão, não sendo o caso de se levar à consultoria do Conselho Consultivo ou mesmo deliberação assemblear, por se tratar de decisão de cunho de sua exclusiva competência. Todavia, se o síndico desejar levar a Due Diligence a amplo conhecimento da comunidade condominial, poderá tomar por escrito a opinião do Conselho Consultivo em reunião fechada e/ou até mesmo encaminhar o tema para votação em assembleia geral extraordinária, não havendo qualquer impedimento nesse sentido.
Particularmente, ficamos com a segunda opção, não só pela questão de privilegiar uma gestão democrática, mas também pelo aspecto de quão mais transparente for o síndico, compartilhando suas ideias e angariando votos de suas decisões através de deliberações assembleares que as ratificam, menores são as chances de ser responsabilizado diretamente no futuro.