1 – A adoção
Dentre as varias mudanças que a pandemia nos obrigou a adotar, penso que a principal delas tenha sido a adoção definitiva da opção de trabalho remoto. Anteriormente à covid, quase que exclusivamente as empresas de tecnologia adotavam essas forma de trabalho como regra. Lembro claramente quando conversando com o representante da Dell que me atendia do ultimo escritório que trabalhei me disse categoricamente: “se todos nos funcionários da Dell resolvessem ir trabalhar na sede, não haveria espaço / mesas disponível para todos”.
Escritórios tradicionais sempre foram muito céticos em relação a essa modalidade de trabalho, pois consideravam a presença física muito importante para o desenvolvimento dos trabalhos e também havia uma enorme desconfiança sobre a segurança e sigilo das informações nos aplicativos de conferencia remota.
Como todos sabemos, a mudança de hábitos requer um enorme esforço e vontade se for feita por iniciativa própria e inercia e acomodação são forças mitos fortes no nosso dia-a- dia. Com a imposição da pandemia, nos adaptamos e percebemos que funciona e muito bem, diga-se de passagem.
Agora, que as coisas estão se tranquilizando, percebemos que a adoção desse tipo de trabalho traz algumas vantagens, principalmente financeiras (que são as grandes incentivadoras de mudanças) e que antes nos as desprezávamos:
- Diminuição dos espaços físicos e consequentemente menores custos fixos
- Otimização de tempos, sem a necessidade de deslocamentos (em cidades com trafego denso)
Porem, como todas as mudanças, elas também trazem alguma preocupações e alterações que devem ser implementadas para que tudo funcione a contento:
- Tecnologia à altura das necessidades e segurança da informação.
- Coordenação de trabalhos e gestão de talentos
- Comunicação
- Gestão e planejamento do negocio
O que tem se consolidado como tendencia é a adoção de uma forma hibrida de trabalho, ou seja, parte remoto e parte presencial e a grande incerteza no momento e para o futuro será encontrar um equilíbrio entre essas duas formas de trabalho.
2- A tecnologia como fator fundamental
Com certeza a grande aliada na implementação de todas esses mudanças é a tecnologia. Tudo que está sendo avaliado nesta discussão dependerá da existência ou não de sistemas e aplicativos que possibilitam a sus adoção e cisto exemplos:
- A existência de um sistema que proporcione o acesso remoto de modo simples e seguro.
- Sistema de controle de processos e operacional (ERP) com controle e segurança de acesso.
- Sistema de distribuição de tarefas e controles de execução.
- Sistemas de Gerenciamento de Documentos
- Sistemas de Operação e Controle Financeiro com sus devida segurança.
- Sistemas de Comunicação entre pessoas e grupos
3 – O planejamento e o controle operacional
Tradicionalmente em escritórios de advocacia a distribuição e acompanhamento dos trabalhos era feita de modo pessoal, ou seja, o sócio chamava aquele advogado que considerava apto a exercer a tarefa e verificava com este a sua disponibilidade. Apesar de já existirem métodos mais automatizados para isso, era assim que as coisas eram feitas. Novamente a pandemia nos empurrou para metidos mais modernos!
Se adotarmos o trabalho hibrido, como fazer a distribuição dos trabalhos e escolher o melhor profissional para executa-lo? Esperar o profissional estar presente para conversar com ele ? Não me parece a forma mais inteligente!
Algumas precauções devem ser tomadas associadas a algumas atividades previas existentes:
- A principal ferramenta para a avaliação das disponibilidades é o timesheet. Com ele o sócio ou supervisor tem uma ideia clara dos trabalhos que aquele profissional está executando no momento.
- A consulta a sistemas de planejamento e distribuição de tarefas (do tipo Trello) pode dar ao supervisor a precisa visão de andamento e previsão de entrega dos trabalhos
- A consulta a sistema de acompanhamento processual (se for o caso) dará uma visão sobre obrigações urgentes e não adiáveis.
- Por fim , mas não menos importante, é fundamental que existam: manual de procedimentos extremamente detalhado; job descriptions para os cargos administrativos e o acompanhamento tempestivo por parte dos sócios e coordenadores sobre o andamento de todas as atividades do escritório. Assim minimiza-se as áreas de duvidas e consequentemente a necessidade de interação.
No caso da adoção do trabalho hibrido aconselho a utilização dos períodos de presença física para a revisão e aconselhamento, quando esta se tornar necessária.
É fundamental que haja por parte escritório uma definição clara das regras do seu sistema de trabalho hibrido de modo criar para os seus colaboradores e principalmente para os coordenadores a previsibilidade e planejamento dos trabalhos. Exemplos: quantos dias por semana ou mês poderão ser dedicados ao trabalho remoto; quais horários os colaboradores devem estar disponíveis e principalmente estes últimos devem obrigatoriamente fornecer aos coordenadores uma previsão antecipada e semanalmente de seus horários, sejam presenciaos sejam remotos.
4 – A gestão de negócios (financeiro e administrativo)
Se antes da pandemia já era bastante importante a apresentação aos sócios dos relatórios financeiros de acompanhamento por parte do back-office, agora com o trabalho remoto esse procedimento se tornou crucial. A correta definição dos tipos de relatórios que devem ser entregues e o cronograma de entrega possibilitará aos sócios gestores tomarem as decisões necessárias à gestão financeira de seu escritório. Minhas sugestões são:
- Relatório diário com as entradas e saídas do dia anterior e saldo atualizado diário
- Relação de pagamentos a serem executados no dia para aprovação do sócio gestor. Tendo em vista a não presença física é fundamental a adoção de sistema de integração bancária de modo a evitar ao máximo a emissão e assinatura de cheques em papel.
- Relatório de acompanhamento semanal (idêntico ao diário) com previsões para o mês corrente e para os próximos 30 dias.
- Relatório mensal (ao final do mês corrente) contendo o histórico dos últimos 3 meses e as previsões para os próximos 3 meses futuros.
Para que esses relatórios possam ser elaborados sem erros é fundamental:
- Adotar um plano de contas financeiro detalhado.
- Existir um plano de apropriação de custos fixos (por área, por exemplo).
- Ter sistema e pessoal para fazer acompanhamento diário da(s) conta(s) bancária(s)
Novamente e principalmente a tecnologia é parte fundamental nesse processo e deve fornecer acesso seguro e rápido a todos os envolvidos nesse processo.
A presença física pode ser definida apenas para os casos especiais e deve, como no item anterior ser devidamente planejada.
5 – A gestão de talentos
Esta tarefa, no meu ponto de vista pode ser tornar a mais difícil de se adaptar ao trabalho remoto, pois quando se trata de conversas por motivo de coaching ou avaliações periódicas para efeito de pagamentos de bônus e/ou promoções a presença física é fundamental. Aspectos como expressão corporal, expressão facial e olhares (tanto do coordenador quanto do colaborador) são fundamentais na comunicação e considero, que neste caso os sistemas de comunicação virtual ainda não são a melhor ferramenta. Existe ainda o aspecto psicológico do avaliado que pode se considerar desprestigiado o desrespeitado por uma avalição virtual.
Minha sugestão é que pequenas correções de rumo sem o peso de uma avalição formal podem e devem ser feitas virtualmente, mas as principais ainda devem ser feitas pessoalmente. Com o planejamento antecipado (como citado anteriormente) isto pode ser facilmente resolvido.
6 – A comunicação
Esse assunto sempre foi o “calcanhar de Aquiles” em escritórios de advocacia, pois como já identificou a empresa Caliper nos EUA, apenas 12% dos advogados e sócios conseguem desenvolvera uma relação de empatia com clientes e colaboradores.1
Com o trabalho remoto, as interações pessoais tendem a ser mais escassas e essa situação pode se agravar, portanto é importantíssimo tomar-se alguma precauções:
- Utilizar o e-mail única e exclusivamente para responder ou repassar solicitações de clientes.
- Ser absolutamente claro e conciso nas solicitações feitas a colaboradores.
- Definir claramente tarefas a serem executadas e prazos a serem cumpridos.
- Na impossibilidade da presença física, utilizar ao máximo ferramentas que possibilitem a comunicação com imagem (Zoom, Teams, WhatsApp, etc) de modo a transforma a comunicação numa conversa.
- Finalmente, o mais importante: Nunca, de forma alguma, utilizar ferramentas de comunicação escrita para quaisquer discussões, sejam sobre temas operacionais, estratégicos e principalmente os mais sensíveis. Esta observação tem dois aspectos importantes: primeiro garantir a correta comunicação entre as partes, minimizando interpretações e segundo garantir o sigilo (se se utiliza ferramentas que o garantam).
_____________
1 publicado no livro “Growth is Dead: Now What”, de Bruce MacEwem – Adam Smith Esq., Ny 2013