A LGPD — lei 13.709/18), que é fiscalizada pela ANPD, entrou em vigor em setembro/20, sendo que suas sanções, que variam de advertências à multa de R$50 milhões por infração, passaram a valer em agosto/21.
Dado o desenfreado avanço da tecnologia digital, a finalidade de tal dispositivo legal é, em apertada síntese, proteger a liberdade, a privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural (física ou jurídica), no que toca às suas informações e dados.
Fruto da PEC 17/19, aos 10/2/22 o Congresso promulgou a emenda constitucional 115, viabilizando a proteção de dados pessoais como direito fundamental, principalmente no ambiente digital, direcionando para a União a execução de legislar sobre o assunto.
E não só as empresas precisam se adequar à legislação e estarem ajustadas ao tratamento de dados pessoais, pois tal ordem normativa também se estende aos condomínios e associações de moradores.
Nesse passo, algumas ações devem ser imediatamente implementadas por esse ente jurídico, definindo-se um processo operacional padrão, práticas de compliance e adequação à LGPD, envolvendo os dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis das pessoas que moram no local ou passam pelo condomínio/associação, englobando, portanto, os seus condôminos, funcionários, prestadores de serviços, visitantes etc., sendo importante definir:
a) os dados a serem coletados;
b) a razão da coleta;
c) o local de armazenamento;
d) o período de armazenamento;
e) as pessoas autorizadas a terem acesso aos dados;
f) o responsável pela inserção/exclusão/alteração de dados;
dentre tantas outras providências…
Os dados a serem coletados e tratados pelo condomínio/associação, via de regra, são: nome, RG, CPF, placas de veículos, imagens de câmeras de segurança, endereço, telefone, e-mail etc., os quais são considerados dados sensíveis.
Sendo assim, é importante que haja uma política de privacidade, para que todos os condôminos sejam avisados pelo condomínio, sobre qual finalidade da coleta, tratamento e compartilhamento de tais dados, e quais medidas de segurança são adotadas para proteger os dados pessoais contra vazamento ou uso ilícito e, ato contínuo, após tal cientificação, com base no art. 7º, inciso I, da LGPD, forneçam seu expresso consentimento para o tratamento de dados, através de termo específico.
Mas de nada adianta o condomínio ou associação tomar todas as cautelas exigíveis e seus parceiros de trabalho do dia a dia, como a administradora, o escritório de contabilidade, ou da terceirizada de segurança/portaria remota não estarem adequados à LGPD, já que se um deles cometer o ilícito de vazamento de dados, o condomínio/associação responderá solidariamente, razão pela qual recomenda-se que o síndico exija de tais empresas a imediata adequação e comprovação nesse sentido, bem como sejam imediatamente adequados os atuais contratos com colaboradores e empresas terceirizadas, através de aditivos, para que neles constem cláusulas e regras específicas relacionadas à LGPD.
E as providências não param por aí. A realidade nua e crua é que nenhum(a) condomínio/associação consegue se desvencilhar em definitivo de seus arquivos físicos e viver apenas na era digital, inclusive para registros e cadastros antigos, logo, esses documentos carecem de tratamento, armazenamento e descarte específicos, que garantem o cumprimento da lei, visando maior privacidade e segurança dos titulares dos dados, ou seja, se antes eram arquivados num móvel simples de gavetas e de múltiplo acesso de funcionários, agora deverão ser deslocados para uma sala chaveada, especificamente destinada para tal finalidade, alocados em dispositivo codificado e sob a guarda de um responsável por tal manuseio.
Em suma, para que o condomínio/associação atenda a LGPD deve estabelecer diretrizes, treinamentos de funcionários, colaboradores, terceiros e administradores, bem como todos os meios de proteção aos dados físicos e digitais que ali se residem ou transitam.
Um condomínio/associação adaptado à LGPD passa credibilidade e segurança aos envolvidos, evitando sanções pela ANPD e previne questionamentos por parte de condôminos.
Não estamos aqui propondo uma tarefa fácil, porém as adequações legais são necessárias e antes de tudo obrigatórias, visto que o tratamento de dados deve ser atualizado e adequado nos termos do texto normativo constante da LGPD.
O síndico ou presidente, por sua vez, precisa orientar seus moradores sobre o objetivo da adaptação à LGPD, informando-lhes que a obtenção e armazenamento dos dados são necessários para a vida condominial/associativa, em especial a segurança e privacidade, para que sintam-se seguros e confortáveis com esse novo procedimento.