Muitos advogados acreditam que a chave de sucesso para um escritório é a qualificação profissional. Eles estão, até certo ponto, corretos. Afinal, um cliente tem mais confiança em um advogado com extenso conhecimento jurídico. Mas esse não é o cerne da questão. O ponto central é ter a visão de que o escritório é uma atividade empresarial, um negócio, um empreendimento. E deve ser encarado como tal.
As normas da OAB são balizadoras da advocacia, mas em nenhum momento elas restringem o crescimento saudável e a gestão eficiente dos recursos dos escritórios. Por esse motivo, apresentamos neste e-book o guia essencial da gestão jurídica.
Falamos da importância de um planejamento estratégico bem estruturado, bem como dos pontos essenciais para sua execução: rotinas de trabalho, equipe bem gerenciada, controle financeiro, prospecção e fidelização de clientes e uso da tecnologia.
A importância de um planejamento
O que diferencia um escritório de advocacia bem sucedido daqueles que não conseguem atingir um alto patamar no mercado jurídico? Gestão eficiente. E, necessaria-mente, ela se liga a um planeja-mento estratégico bem estrutura-do. O maior desafio do gestor na hora de implementá-lo é alinhar o plano com a equipe, definir metas reais e prioridades, além de manter um histórico ao longo do tempo.
O planejamento estratégico no escritório de advocacia é um pro-cesso que leva em consideração condições internas e externas a ele, objetivando formular metas ade-quadas ao negócio e selecionar as melhores ações para atingi-las.
Para tanto, o planejamento deve conter planos e previsões financei- ras, análises de mercado (concorrência), simulações de cenários, avaliação de estratégias e rotinas operacionais. Por que o escritório existe? Qual sua missão, visão e valores? Tudo isso deve ser consi- derado.
A partir do momento em que os objetivos são traçados no planeja- mento, todas as ações do escritório devem guardar coerência com eles. Para saber se há necessidade de ajuste, há diversas ferramentas administrativas, como a metodologia OKR (Objective and Key Results) baseada em um conjunto de métricas que medem o progresso do em- preendimento.
Outras ferramentas como Dashbo-ards de Indicadores permitem ter uma visão em tempo real da evolução dos objetivos e ajudam a garan- tir o sucesso nas ações.
Com um planejamento estratégico bem estruturado e com um acom- panhamento constante, o cresci- mento do escritório se torna mera consequência. Mas há pontos essenciais que contribuem para que o plano seja bem executado rotinas de trabalho, equipe com- prometida, controle financeiro, gestão de clientes e tecnologia.
Rotinas de trabalho são essenciais
A definição de rotinas de trabalho são de suma importância para garantir que as atividades sejam feitas corretamente e respeitando os seus prazos. Todo o trabalho realizado pelas equipes é o que leva o escritório a cumprir seu planeja- mento. Portanto, o gestor precisa defini-las com cuidado para que o processo produtivo seja coeso e organizado.
É preciso visualizar com clareza todas as etapas do fluxo de trabalho, integrar os setores, identificar os erros e repará-los. Isso pode ser feito mais facilmente com o auxílio da automação, como um so ware jurídico.
O importante é que o controle de rotina mesmo em escritórios de grande volume, apresente o menor número de falhas possível. Para tanto, existem dois pontos funda- mentais: divisão de tarefas e controle de prazos e processos.
Uma boa divisão de tarefas contribui para que todos os profissionais sejam responsáveis por aquilo em que tem mais expertise, evita a sobrecarga de trabalho e melhora o fluxo de tarefas. É preciso, porém, ter um cuidado especial com a falta de motivação, já que a repetição das peças jurídicas pode causar esse efeito nos advogados.
Quer uma dica? Divida as funções de um único caso entre vários profissionais.
O controle de prazos e processos é uma tarefa burocrática, mas essen- cial para uma prestação de serviços excelente. Afinal, nenhum cliente gostaria de saber que sua defesa ficou prejudicada porque o advoga- do perdeu o prazo da contestação.
Quando o controle de rotinas de trabalho é bem feito, o escritório pode se beneficiar de várias formas, como:Aumento da produtivida- de da equipe, gerando maior custo benekcio da atividade;Organização das informações estratégicas e geração de relatórios essenciais para uma boa gestão jurídica;Unificação de informações e padronização de procedimentos, o que dá ao gestor a possibilidade de tomar decisões mais fundamentadas;Melhoria no clima no ambiente de trabalho.
As pessoas certas nas funções certas
Seu escritório de advocacia tem uma boa gestão de pessoas? Isso não envolve somente o respeito aos direitos trabalhistas e previdenciários dos colaboradores. Mas principalmente ter as pessoas certas nas funções certas para que o fluxo de trabalho ocorra sem percalços e para que o engajamento e a cultura de trabalho em equipe seja a tônica no escritório.
Um ponto muito importante para que essa gestão seja boa é, em primeiro lugar, ter uma quantidade suficiente de profissionais. Delegar mais tarefas a um profissional do que ele consegue realizar ocasiona cansaço e desmotivação, inimigos de um serviço de qualidade. Então, primeiramente, o gestor deve avaliar se sua equipe é suficiente para a demanda.
Em seguida, deve fazer uma boa distribuição de tarefas, para que nenhum profissional fique sobrecarregado, o que interfere na produtividade. Como dito anteriormente, essa atribuição do gestor faz parte do controle de rotina. Um colaborador que sabe exatamente sua função realiza suas tarefas dentro da expectativa esperada.
Por fim, o gestor precisa verificar se realmente alocou as pessoas certas nas funções certas. Cada profissional tem habilidades e aptidões que devem ser aproveitadas. Se um advogado é extrovertido e comunicador, é provável que ele seja ideal para atender aos clientes. Caso contrário, ele pode ser mais indicado para um trabalho de pesquisa e redação. Tirar o melhor de cada um é uma ótima prática na gestão de pessoas.
Além desses pontos essenciais, o gestor também deve se preocupar com a eficiência do trabalho em equipe. Envolvimento, foco e com- prometimento dos profissionais pode ser uma vantagem competitiva relevante. Para tanto, o gestor deve:
Ter uma figura de liderança: no escritório o líder é essencial para o bom trabalho em equipe, porque não é somente um cargo de destaque, mas uma referência aos demais profissionais. Ele é a figura mais próxima à equipe, sendo seu trabalho motivá-la e corresponder à confiança nele depositada.
Definir metas e prioridades: cada profissional deve ter clareza de sua função e de suas prioridades. Investir em colaboração: soluções tecnológicas que facilitam o diálogo entre os profissionais melhoram a gestão de pessoas.
Alguns exemplos são videoconferência, aplicativos de mensagens plataformas de gestão de projetos e so wares jurídicos.
Acompanhar o trabalho da equipe: é uma forma de garantir que o fluxo de trabalho corra naturalmente.
Investir em colaboração: soluções tecnológicas que facilitam o diálogo entre os profissionais melhoram a gestão de pessoas. Alguns
exemplos são videoconferência, aplicativos de mensagens plataformas de gestão de projetos e so wares jurídicos.
Acompanhar o trabalho da equipe: é uma forma de garantir que o fluxo de trabalho corra naturalmente.
Controle Financeiro
Uma gestão jurídica eficiente depende diretamente de um bom controle financeiro. O escritório que não dá especial atenção às suas finanças enfrenta dificuldades que podem prejudicar o desenvolvimento do negócio.
Dentre elas, estão a falta de verba para investimentos futuros, que decorre da falta de visibilidade sobre as finanças, da movimentação descontrolada dos recursos financeiros. E um ponto negativo dessa ausência de visibilidade é a tomada de decisões aleatórias, sem fundamento, já que a análise dos dados é prejudicada.
Outro problema enfrentado diante do descontrole é o pagamento de juros e multas, já que se torna comum o pagamento de dívidas fora do prazo. Não é dikcil imaginar que isso compromete o crescimento do escritório, podendo levá-lo até mesmo à falência. Para corrigir essas falhas, existem 5 práticas de controle financeiro que colocam o escritório de advocacia no eixo quanto à saúde financeira.
Gestão de carteira e aquisição de novos negócios
Qualquer negócio só cresce quando há um número de clientes satisfatório. No escritório de advocacia, essa máxima também se aplica. Por isso, uma boa gestão jurídica depende da gestão da carteira de clientes, da prospecção e da fidelização. Organizar todas as informações da clientela é fundamental para que os advogados possam criar uma relação de confiança com as partes que representam. Com os dados visíveis, a chance de cometer erros é menor. E essa organização é o ponto principal da gestão da carteira de clientes.
Outra questão relevante é fazer o acompanhamento do pagamento, já que é uma tarefa importante do controle financeiro. É preciso saber a melhor forma de abordagem e de negociação conforme o perfil de cada cliente.
A respeito da prospecção de clientes, há uma ótima prática que não ofende o Código de Ética e Disciplina da OAB: o marketing jurídico (especialmente o digital). Por meio de redes sociais, aplicativos, sites e blogs, o escritório consegue transmitir sua autoridade a um potencial cliente com um conteúdo relevante, de interesse do público alvo.
Além do marketing jurídico, a par- ticipação em eventos jurídicos, como congressos e conferências, é uma boa oportunidade de fazer networking (ampliar a rede de contatos), aprimorar o conhecimento jurídico e aumentar a visibilidade do negócio. Isso aumenta a chance de conseguir indicações, além de possibilitar a formação de parcerias.
Controle o fluxo de caixa: só é possível ter uma visão completa das finanças com o monitoramento de receitas e despesas, que inclui gastos operacionais, acompanhamento das custas processuais, emissão de notas fiscais, o recebimento de honorários e outras movimentações. O controle de fluxo de caixa envolve despesas simples (material descartável, cafezinho, limpeza etc.) e complexas (despesas à atuação jurídica em si).
Adote o pró labore: o pagamento de pró labore aos sócios que atuam no escritório evita a saída repentina de recursos, o que ajuda a manter o equilíbrio financeiro do negócio, sem prejuízo aos investimentos e compromissos assumidos com as despesas rotineiras.
Elabore relatórios gerenciais: esses documentos são essenciais para o controle financeiro, pois possibilitam ao gestor ter uma visão mais ampla do andamento do planejamento traçado e ter mais dados para tomar decisões assertivas na condução dos negócios.
Utilize um sistema jurídico integrado com o financeiro: a adoção de tecnologia no escritório de advocacia confere mais precisão na gestão, especialmente quando se trata de finanças. Falaremos melhor sobre o uso de tecnologia adiante.
Outro ponto sobre a aquisição de clientes é colocar o escritório em visibilidade. Para tanto, é preciso marcar presença no Google. Se seu escritório ainda não é cadastrado no Google Places você está perden- do potenciais clientes. É muito comum que as pessoas procurem por serviços advocatícios na internet, nos sites de busca.
Por fim, após conquistar clientes, é preciso saber como mantê-los. Ter uma boa reputação com a atual cartela não é tão dikcil, uma vez que o ponto principal é prestar serviços jurídicos com excelência. Processos organizados, pontualidade em reuniões, audiências e eventos, segurança da informação, tudo isso conta. Mas nada custa também fazer um agrado. Já experimentou enviar um cartão em razão do ani- versário de um cliente? Uma atitute- de simples que demonstra a preo- cupação do escritório com a relação.
O uso da tecnologia para otimizar a gestão
A transformação digital no Direito veio trazer muitos beneficios para o mundo jurídico. Um escritório gerenciado por meio da tecnologia é mais competitivo e tem mais possibilidades de crescimento. São 4 benekcios que ela traz para o escritório: produtividade, organização e gestão profissional, redução de custos, e segurança e continuidade dos negócios.
Acerca da produtividade, as soluções tecnológicas realizam as tarefas repetitivas e burocráticas que antes seriam de responsabilidade de outros profissionais. Plataformas, so wares e aplicativos conseguem pesquisar jurisprudência e andamento processual, realizar as funções de editor de textos ou de agenda, organizar grupos de trabalho online, dentre outras funções. Os colaboradores podem, assim, se dedicar às atividades essenciais.
Por este motivo, a tecnologia também contribui para deixar a gestão mais profissional ao organizar todos os processos internos e externos do escritório. Como consequência de uma equipe mais produtiva e organizada, os custos da operação são reduzidos. Não só com material de escritório ou equipamentos, mas com recursos humanos, já que é preciso menos pessoas para dar conta da demanda.
Por fim, a transformação digital veio também garantir a segurança e a continuidade dos negócios na advocacia. Para lidar com informações sigilosas, é preciso ter o cuidado para tê-las sempre à disposição, mas somente a quem pode acessá-las. Com o avanço tecnológico, surgiu a nuvem, o backup automático de dados e os so wares jurídicos, soluções seguras que podem prevenir desastres, ataques cibernéticos e outros incidentes.
E a principal tecnologia utilizada nos escritórios de advocacia que conseguem reunir todos os benekcios e otimizar todas as práticas para uma boa gestão jurídica .
Faça e reavalie o planejamento financeiro: planejar é a primeira etapa do controle. É quando as metas financeiras são estabelecidas, com a respectiva projeção de gastos e faturamentos. Mas as condições do mercado jurídico pode fazer com que o planejamento não esteja adequado ao momento, motivo pelo qual o gestor deve fazer uma nova avaliação dos fatores que nele interferem.
O advogado e sua equipe deve ser treinada paar operar o sistema da sua escolha.
O programa deve contribuir em todos os âmbitos de gerenciamento do escritório. Ele organiza os processos e as rotinas internas, contribui para o controle financeiro total, utiliza ferramentas como dashboards e business intelligence para acompanhar os resultados do escritório e tomar decisões assertivas, e muito mais. Veja algumas funções que ele deve oferece:
Elaboração de relatórios personalizáveis, o que pode ser muito útil para o gestor em diversos aspectos, possuindo um papel importante na decisões estratégicas;
Indicadores: ferramen- tas que auxiliam no alinhamento das equi- pes, contribuindo para a conquista de resultados mais expressivos e de
produtividade;
a)Integração do controle financeiro com o controle processual;b)Robôs de automação que se integram com outros so wares; c)Business Intelligence ferramenta que cruza informações, oferecendo ao gestor uma visão completa e personalizada do escritório de advocacia;d)Automação de tarefas via Workflow;e)Web app exclusivo e personalizado com o logo do escritório, para que os clientes possam acompanhar os andamentos;f)Sistema parametrizável com as necessidades de cada cliente;g)Nuvem dedicada para o armazenamento de dados de cada escritório.
Conclusão
Uma gestão jurídica profissional é o caminho de sucesso de um escritório de advocacia. Para tanto, é preciso começar com um planejamento estratégico bem traçado e boas práticas para executá-lo, como um controle financeiro eficiente e rotinas de trabalho adequadas. Sem esquecer, é claro, da importância de ter uma gestão de pessoas que motive o trabalho em equipe e da gestão e prospecção de clientes.
Todas essas boas práticas de gestão jurídica podem ser otimizadas com a tecnologia, especialmente com um so ware jurídico. Esse tipo de ferramenta consegue diminuir a burocracia, oferecer informações estratégicas ao gestor e deixar os advogados livres para realizar as atividades em que são essenciais.
Diante de um cenário extremamente favorável, como esse proveniente da automação, é só tocar o barco, que ele certamente chegará ao seu destino. E nunca desistir da advocacia, acreditar que pessoas almejaram seus objetivos juridicos por meio da inteligência artificial.