O livro caixa é um documento em que o seu objetivo principal é facilitar o controle da empresa quanto ao seu fluxo de caixa, registrando todas as entradas e saídas de importes pecuniário.
Além do controle do caixa, o fluxo auxilia na escrituração contábil, sendo inseridos no documento todos os registros de atos administrativos realizados na empresa.
Sua utilização propicia melhor entendimento da saúde do negócio, facilitando a demonstração de resultados (DRE) e o balanço patrimonial do empreendimento.
Sua utilização é facultativa para alguns tipos de negócios, por exemplo, profissionais liberais e Microempreendedores individuais. Todavia, sua utilização representa maturidade empresarial.
Empresas integrantes do Simples Nacional (com receita bruta anual de R$ 4,8 milhões) são obrigadas a manter livro caixa, com a sua devida escrituração, de acordo com a legislação complementar 123/06, § 2º do art. 26.
Assim, ME’s e EPP’s devem adotar como um dos livros obrigatórios o livro caixa, tal afirmativa possui respaldo a partir da leitura do art. 3º, § 1º da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional 10/07.
Quanto ao Código Civil, o Art. 1.179 indica a obrigatoriedade da sociedade ou empresário possuir contabilidade robusta, escriturando seus livros resultando na elaboração anual do Balanço patrimonial e demonstração de resultados.
No livro caixa devem constar algumas informações básicas: data do registro; breve histórico de entradas e saídas e saldo atual da conta caixa.
Em caso de erros no registro, o responsável pela inserção de dados no livro caixa deve corrigi-los, inserindo os seguintes termos: estorno, lançamento retificativo, lançamento complementar, lançamento de transferência ou ressalva.
O estorno ocorrerá no caso de duplicidade ou por erro no lançamento no livro caixa. O lançamento complementar é utilizado para completar lançamento feito à menor. O lançamento de transferência se aplica diante da transferência do valor debitado ou creditado em conta errada para a conta adequada. E, por fim, a ressalva tem sua incidência a partir de um latente erro de redação ocorrendo à correção através de expressões como “digo” e “isto é”.
Conforme indicado, a inserção de dados no livro caixa deve ser feito diariamente, religiosamente. Tal ato é chamado de escrituração.
Na escrituração, alguns dados devem ser inseridos como recebimentos e pagamentos através de dinheiro e cheques e saldo do caixa.
Os recebimentos são inseridos na coluna entradas do livro, quanto aos pagamentos, estes constam na coluna saídas.
Quanto ao saldo do caixa uma fórmula matemática deve ser utilizada para sua correta apuração: saldo anterior + recebidos – pagamentos= saldo atual.
Além destes pontos, a escrituração do livro caixa pode ser realizada através de três camadas: 1. Termo de abertura: nesta camada o objetivo do documento deve estar claro, assim como constar dados básicos como nome da empresa e CNPJ. A assinatura desta parte é fundamental; 2. Folhas de escrituração: nestas insere-se as entradas e saídas de cada dia de vendas. Exposição de datas e informações claras deve ser o “norte” a seguir nesta camada; 3. Termo de Encerramento: Esta é a última página do livro devendo constar as mesmas informações da página inicial (Termo de Abertura) inserindo assinatura do responsável pela escrituração.
Como resultado do cálculo, o saldo deve constar sempre positivo posto que, a existência do chamado “saldo credor de caixa”, ou seja, saldo negativo pode ensejar autuação fiscal em decorrência da mera presunção de inexistência de registro correto das vendas realizadas pela empresa, fato este chamado de “omissão de receita”.
Sendo assim, se percebe que a correta escrituração do livro caixa possibilita apuração correta da saúde da empresa e evita implicações fiscais.
A correta escrituração do livro caixa garante profissionalismo a empresa permitindo sua proteção diante da ação do Fisco.
Neste sentido a utilização tanto por profissionais liberais quanto para empresas é fundamental.
Para profissionais liberais, como médicos, dentistas e esteticistas, o livro caixa deve constar gastos feitos para aquisição de bens de consumo próprio para uso diário do profissional. Neste sentido, a utilização do “Carnê do Leão” é o mecanismo correto.
Este carnê, regulado pelo Art. 6º da lei 8.134/90, Art. 4º, I da lei 9.250/95 e Art. 75 do dec. 3.000/99 (RIR/99), surge como instrumento legal para que profissionais liberais registrem todas as informações financeiras de sua atividade. Esta inserção é diária.
Como vantagem, a utilização do carnê leão pelo médico, dentista ou esteticista facilita as deduções diante do Imposto de Renda. Neste caso, o profissional liberal poderá reduzir o valor a pagar do imposto de renda ou receber restituição a maior.
Diante da utilização de consultório por pessoa física, profissional liberal, o livro caixa pode ser aplicado na forma digital, sendo organizado pelo contador e inserido junto à declaração de IRPF.
Aqui, algumas despesas a serem deduzidas merecem destaque: 1. Aluguel do Consultório e Condomínio; 2. Anuidade do Conselho de Classe (CRM, CRO, CRP, CREFITO, etc.); 3. Contas de energia elétrica, água, gás, telefone; 4. Materiais Médicos – Materiais descartáveis; 5. Drogas e medicamentos; 6. Compra de ponteiras para equipamentos de Laser; 7. Salários dos funcionários do consultório, benefícios (VT, VR, VA) e Encargos sociais (FGTS, INSS etc.), etc.
Custos pessoais do profissional liberal, como transporte, não são dedutíveis no Livro Caixa.
No caso do profissional liberal utilizar sua própria residência para sua atividade, ocorrerá a possibilidade de dedução no Livro Caixa da quinta parte, correspondente a 20%, das despesas ligadas a aluguel, água, luz, telefone, condomínio e outras que se relacionam diretamente com sua atividade principal.
No caso do médico, dentista ou esteticista que possui consultório, as despesas deduzidas do livro caixa podem ser: 1. Recebimento da prestação de serviços médicos a pessoa física, do Brasil e do Exterior, através de cartões de crédito, débito, dinheiro, cheques, transferências e depósitos na conta do médico; 2. Recebimentos através de Convênios médicos.
Portanto, a escrituração de livro caixa é um dos pontos fundamentais para qualquer atividade empresarial, seja esta oriunda de profissionais liberais ou pessoas jurídicas. A correta inserção de dados previne ações do Fisco além de possibilitar vantagens diante do Imposto de Renda.