Não é novidade para as empresas que, nos termos do Código Civil e da lei das S/A, nos 4 primeiros meses seguintes ao término do exercício social os sócios, no caso de Sociedade Limitada (ltda), ou acionistas, no caso de Sociedade por Ações (S/A), devem examinar e deliberar, aprovando ou não, as contas dos administradores, Balanço Patrimonial e Demonstrações Financeiras.
Apesar de ser uma obrigação legal, mas por não conter previsão de sanção pecuniária, muitas Ltdas e S/As de capital fechado acabam deixando de lado a providência acima.
No entanto, a ausência de reunião de sócios ou assembleia de acionistas para tal finalidade pode prejudicar operações envolvendo a empresa, como, por exemplo, participar de licitações e tomar empréstimos bancários, que, em geral, dependem da apresentação da ata de aprovação registrada na Junta Comercial.
Outro ponto que vale destacar é que para os Administradores, Diretores e Membros do Conselho Fiscal, é de suma importância a realização anual da reunião ou assembleia para deliberar sobre as contas, Balanço Patrimonial e Demonstrações Financeiras, referentes ao exercício findo. De fato, referida aprovação lhes dará segurança em relação aos atos praticados durante o exercício social findo, de modo a exonerá-los de eventual responsabilização, ressalvado os casos de erro, dolo ou simulação.
A aprovação das contas, além de dar segurança para os Administradores, Diretores e Membros do Conselho Fiscal, proporciona maior transparência aos sócios e acionistas quanto ao esclarecimento de dúvidas, identificação dos resultados, informações contábeis e eventuais irregularidades que possam existir na atuação dos responsáveis durante aquele exercício.
Assim, as empresas que encerram seus respectivos exercícios sociais em 31 de dezembro, têm até o final de abril do ano seguinte para examinarem e aprovarem (ou não) suas contas.
Para tanto, é importante que as empresas estejam atentas à elaboração tempestiva das contas e demonstrações financeiras do ano anterior, bem como às formalidades legais e contratuais à convocação e realização das reuniões e assembleias, à necessidade de publicação das demonstrações financeiras e, ainda, à demais providências com relação à formalização das deliberações em ata, dentre outros detalhes.