É muito comum ver, atualmente, o termo ‘home office’ bombando em noticiários e mídias em geral, como alternativa para o funcionário trabalhar através de acesso remoto às funções da empresa.
Será que isso funciona? Pode ter certeza que sim, visto que é possível criar, através do auxílio de uma empresa de TI com suporte especializado e técnico, maneiras de ter segurança, prevenção de falhas de redes, implantação de VPN para acesso remoto dos servidores e sistemas da empresa e muito mais.
Tudo isso só vai confirmar uma coisa: o home office é possível, pode ser seguro e você só vai precisar de uma parceria responsável para realizar tudo isso, com o melhor custo-benefício.
Agora confira como aderir ao home office na sua empresa:
O conceito de home office
O significado de home office, obviamente, é trabalho em casa. O que isso de fato significa?
Como é possível ter o controle do que está sendo feito pelo trabalhador?
Bom, antes de tudo é preciso entender que há regulamentação acerca da possibilidade do tele trabalho. Desde 2011, o vínculo empregatício da pessoa que realiza seu trabalho em qualquer lugar, remotamente, é legal, desde que comprovada a relação empregatícia.
É imprescindível que esse acordo entre trabalhador e empregado em relação ao tele trabalho, esteja devidamente acordado por meio de contrato por escrito entre as partes.
Em resumo, você como empregador pode ficar despreocupado quanto às questões legais e possível não atendimento à lei ao estabelecer o home office com seus funcionários. Basta atender aos requisitos que a legislação solicita para que haja clareza no cumprimento do trabalho e no vínculo de emprego.
Dito isso, partimos para a parte de como realizar o home office sem que haja prejuízo ao trabalho. Pesquisas demonstram que para o trabalhador há diversos aspectos motivacionais positivos em trabalhar em casa.
Isso porque o trabalho remoto proporciona ao funcionário maior autonomia no cumprimento das tarefas, assim como maior conforto e flexibilidade de horário, entretanto, sem negligenciar ao que estiver formalmente acordado entre empregador e empregado.
Como garantir a qualidade do trabalho em home office
Para o funcionário já demonstramos que há diversas vantagens, já que muitos consideram um fator motivacional a questão de trabalhar em casa. Porém, na perspectiva da sua empresa, pode haver a preocupação sobre como ter certeza do cumprimento dos afazeres e prazos.
Em primeiro lugar, haverá o contrato formal assinado pelas partes onde cada detalhe acerca de horários e pagamentos deve estar discriminado. Essa é uma segurança para ambos, já que no descumprimento disso é possível recorrer conforme for preciso e quem for necessário.
Mas, essa relação do home office tem se demonstrado muito efetiva e para assegurar a qualidade podem ser estipulados:
- Prazo para entrega de tarefas
- Cumprimento de horário determinado em contrato formal
- Estabelecimento de metas a cumprir
Com o auxílio de um suporte de TI você consegue meios para criar os controles necessários e auxílio nas adequações que forem necessárias para o home office dos seus funcionários.
Ferramentas para garantir a segurança da informação em home office
Agora, como manter os dados da empresa seguros e livres ataques quando um funcionário está acessando remotamente informações da empresa?
Existe uma série de alternativas para te ajudar a assegurar que o trabalhador possa ter o devido acesso ao sistema que precisa, assim como arquivos e informações, sem que esses dados fiquem expostos e possam ser perdidos, sem possibilidade de recuperação.
A primeira dica é a ferramenta de VPN. Com ela, você tem uma rede interna para compartilhamento de softwares como ERP’s e CRM’s; além disso, arquivos que estejam disponíveis no servidor da empresa também podem ser acessados. O gestor fica responsável por delimitar os acessos, o que pode ser feito através de restrições. Assim, fica endossada a permissão devida a cada funcionário. Outro ponto muito importante é o backup dos arquivos do servidor. É muito importante que sua empresa mantenha backups para recuperação de dados, assim, nada será perdido sob qualquer hipótese.
Há, ainda, várias soluções em nuvem para que haja migração da necessidade de máquinas físicas para o cumprimento do trabalho. Muitos hardwares podem ser reduzidos com a utilização da computação em nuvem, por exemplo.
Enfim, há inúmeros serviços de TI que podem ser aplicados na sua empresa através de uma parceria inteligente com uma empresa de TI séria e com boa reputação no mercado, como a OneIT.
Os benefícios para sua empresa ao aplicar home office
O home office pode trazer diversos benefícios e vantagens, confira:
- Redução de custos com instalações físicas, máquinas e equipamentos
- Aumento da produtividade
- Criação de indicadores para controle de cumprimento de tarefas
- Maior motivação dos funcionários para alcance de metas
- Otimização de processos administrativos e operacionais
- Aumento da satisfação do funcionário
Com relação ao fornecimento das máquinas e outros equipamentos que o funcionário deverá utilizar, é preciso estar em conformidade com as legislações vigentes. Ainda assim, mesmo que seja preciso realizar investimentos para o cumprimento do trabalho do funcionário, há vantagem na redução dos custos de manter o espaço físico que antes seria ocupado por esse funcionário na empresa.
Principais desafios para o trabalhador em home office
É preciso que o funcionário que esteja realizando o tele trabalho tenha foco e consiga manter, mesmo com autonomia, processos rígidos para o cumprimento de suas metas e horários estipulados.
Alguns desafios estão relacionados ao comodismo que o trabalho em casa pode trazer, mas que é facilmente combatido ao estabelecer locais apropriados para cumprimento do trabalho, acesso às informações necessárias e equipamentos adequados à demanda do trabalho.
Não menos importante são as questões de saúde. Quando um trabalhador está realizando seus trabalhos em casa, é preciso ter consciência de que é preciso realizar suas tarefas de modo saudável, sem descuidar da alimentação, manutenção de horas trabalhadas e ergonomia.
Então, como ser produtivo e cumprir com as rotinas através do home office:
1. Manter o foco acima de qualquer coisa
2. Colocar as metas de produção/realização de tarefas como prioridades durante o horário de trabalho
3. Jamais negligenciar as diretrizes da empresa sobre as boas práticas para o trabalho
4. Criar ambientes favoráveis à realização do trabalho que livrem de dispersões
A empresa deve manter relacionamento constante com o trabalhador e se certificar de que a rotina está sendo devidamente cumprida. O VPN auxilia nisso, trazendo a possibilidade de monitoramento dos acessos remotos pelos usuários da rede compartilhada.
Conclusão
Sua empresa precisa implantar métodos para garantir a segurança das informações na realização do home office? Soluções como a implantação de VPN e suporte de TI em São Paulo você pode encontrar na OneIT.
É hora de verificar nossos planos e como podemos contribuir com os serviços de TI que você precisa, de acordo com cada necessidade, com seriedade e zelo pelo seu negócio.