A portaria 554/19 estabeleceu as regras para expedição de diplomas em formato digital e definiu o prazo de 24 (vinte e quatro meses) para sua implantação.
Segundo estimativas do Ministério da Educação, a medida reduzirá os custos da operação1 e agilizará a emissão, já que um diploma devidamente autenticado e assinado digitalmente ocorreria em 15 dias - prazo 84% menor que os 90 dias estipulados pela maioria das instituições de ensino superior do Brasil.2
Certo é que o MEC emitiu outras regulamentações sobre diplomas em formato digital e sobre a obrigatoriedade da digitalização do acervo documental das IES, além de diretrizes sobre a política de descarte do material físico.
O cumprimento das normas demandará uma série de medidas internas e envolverá toda a comunidade que atua na gestão e operação das instituições de educação. A cultura digital representa um processo gradativo de mudança de padrões e de forma de trabalhar com arquivo, visando a celeridade na emissão de documentos institucionais, bem como evitar fraudes e violações nos documentos.
Reiteramos que parte da legislação citada não trata apenas de diploma digital, mas sim da digitalização de todos os documentos acadêmicosi, que culminarão na criação de um acervo acadêmico em formato digital.
Devemos destacar que hoje o dirigente institucional e o representante da mantenedora respondem acadêmica e civilmente pela segurança e manutenção do acervo digital. Isto aumenta em muito as reponsabilidades dos gestores. Assim, o processo de virtualização do acervo deve ser cuidadosamente pensado, observando-se os critérios de: confiabilidade, autenticidade, integridade, durabilidade e segurança do conteúdo.
Há dois tipos de documento: o digitalizado e o nato digital. O primeiro representa uma impressão do documento original e equivale a uma cópia. O segundo é equivalente ao original e requer a certificação digital do padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, que significa a necessidade de certificação por órgão autorizado pelo ICP. Para os diplomas digitais, a assinatura requer certificado ICP-Brasil tipo A3 ou superior e carimbo de tempo3. Deverá, ainda, estar no formato Extensible Markup Language - XML, valendo-se da assinatura eletrônica avançada no padrão XML Advanced Electronic Signature - XAdES.
A portaria 554/19 também delimita a exigibilidade da versão digital aos cursos de graduação, pois a nota técnica do XSD foi desenvolvida para atender às normas dessa modalidade, sendo que na Pós-Graduação Stricto e Lato Sensu, as IES credenciadas para sua oferta deverão aguardar expedição de norma própria.
A regulamentação interna da instituição deverá dispor sobre a segurança do acervo, o(s) responsável(eis) pelo registro, conservação e validação da assinatura digital, bem como prever o descarte do material físico, após a digitalização. Precisará regulamentar ainda, os cuidados que se deve tomar com a análise dos documentos recebidos já em formato digital, evitando-se fraudes.
Vale lembrar que todos os fluxos e etapas deverão estar definidos na tramitação e regulamentação interna das IES, bem como as competências e ordem hierárquica na tramitação da coleta das assinaturas digitais. Todos os envolvidos no processo deverão possuir a chave pública.
Finalmente, e não menos importante, convém destacar a obrigatoriedade contida no art. 17, XI, da portaria 1.095/18, especificamente na exigência de indicação do nome do docente da disciplina e respectiva titulação. Essa exigência era própria dos cursos de pós-graduação lato sensu - considerados sua curta duração e especificidade.
Tal exigência em diploma de graduação irá gerar, no mínimo, uma dificuldade de ordem prática? no caso de transferências, como validar as disciplinas cursadas nas IES de origem, caso o aluno tenha realizado as atividades em período pretérito? Se na época da realização o docente era apenas especialista, mas na atualidade é Doutor? Quando a IES for aproveitar os conteúdos, qual seria o registro adequado?
Vale também para discente que trancou matrícula? por exemplo, quando cursou a disciplina, o docente era mestre, mas quando retomou os estudos, o docente já tinha grau de doutor. No momento da expedição do diploma, qual titulação considerar? Teremos que aguardar orientações do MEC para tais filigranas.
Ademais, a portaria 554 estabelece o prazo de dois anos para que as IES façam a transição e se adequem às regras para emissão dos diplomas em formato digital, ou seja, a previsão é que entrem em vigor até dezembro de 2021.
Ainda, faz-se importante destacar que (I) a criação de diplomas digitais, documentos originalmente digitais; (II) a digitalização de acervo acadêmico; e o (III) descarte de material físico pelas IES não serão impactados somente pela legislação setorial, ora em comento, mas também legislação referente à internet, à privacidade e à proteção de dados pessoais, havendo constante integração entre essas normas e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
De modo que as IES, no tocante a estes tipos de tratamento de dados pessoais, terão que se adequar às normas setoriais mencionadas e à LGPD, sendo certo que ambas destacam o papel das boas práticas na implementação dos tratamentos de dados, a LGPD, em seus artigo 50, §2º, inciso I delimita padrões mínimos de um Programa de Governança em Privacidade e a Nota técnica sobre Diploma Digital da Secretaria da Educação Superior – Nota Técnica 13/2019/DIFES/SESU/SESU, destina um capítulo a esta temática.
As regras setoriais sem colidirem com o texto da LGPD, antes mesmo que fosse criada a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais, trouxeram a esta regulamentação com relação a estes tipos de fluxos de dados, criando orientações e exigências de implementação não só dos próprios fluxos, como também da gestão destes pelas IES e também pelos órgãos e entidades públicas.
Sobre este ponto, pode-se citar o art. 8º, §5º, da portaria MEC 554/19 que determina que o Ministério da Educação desenvolverá e distribuirá aplicativo para leitura do QR Code, validação do XML e visualização dos dados do diplomado.
Nesse sentido, é de suma relevância que estas normas continuem em consonância e que haja diálogo entre as autoridades setoriais da educação (MEC) e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais a fim de que estas trabalhem juntas com o intuito de editar normas orientativas às IES, como é exemplo a nota técnica referida, de modo a facilitar e otimizar a implementação da gerência destes fluxos de dados digitais, sempre considerando a privacidade dos envolvidos, a inovação e a segurança da informação.
Esta atuação conjunta está prevista no art. 55-J, §4º da LGPD4 e tem como função fortalecer a tutela preventiva dos dados pessoais, de modo a educar e conscientizar os agentes de tratamentos, no caso, as IES, evitando a tutela reparatória.
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1 Informação da Agência Brasil, em 11/12/19. Jean Martina, que supervisionou o projeto-piloto na UFSC, explicou que os custos logísticos serão reduzidos drasticamente. “O preço de emissão de um diploma digital físico é de R$ 390,26. A versão digital custará pouco mais de R$ 85. O principal ganho é que vamos desmaterializar o papel e criar uma versão eletrônica, que estará disponível em qualquer celular”.
2 Informação da Agência Brasil, em 11/12/19. Secretário de Educação Superior, Arnaldo Barbosa Júnior.
3 O carimbo de tempo, também conhecido como timestamp, é um documento eletrônico emitido por uma parte confiável, a Autoridade Certificadora do Tempo - ACT, que serve como evidência de que uma informação digital existia numa determinada data e hora no passado.
4 “A ANPD manterá fórum permanente de comunicação, inclusive por meio de cooperação técnica, com órgãos e entidades da administração pública responsáveis pela regulação de setores específicos da atividade econômica e governamental, a fim de facilitar as competências regulatória, fiscalizatória e punitiva da ANPD”.
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i Art. 37. Para os fins desta portaria, considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos. (portaria 315/18)
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