A gestão de contratos engloba uma série de atividades que vão muito além do monitoramento. Além de acompanhar as etapas do documento, comparando aquilo que foi previsto com o que foi realizado, o gestor deve registrar ações e eventos relacionados ao contrato para fins de controle e auditoria.
Também é importante detectar ocorrências e falhas que podem trazer impactos negativos para a empresa ou o cliente. Por fim, é fundamental que no controle fiquem anexados documentos que comprovem o cumprimento de prazos e obrigações. Assim, atas, fotos, notas fiscais, certificados e outros devem ficar incorporados ao controle.
A gestão de contratos também engloba uma parte estratégica que, infelizmente, muitas empresas não o fazem por falta de capacitação e recursos. Cabe à gestão elaborar relatórios pontuais que retratem tanto o panorama quantitativo quanto qualitativo dos documentos. Também é necessário que, quem realiza a gestão de contratos, saiba avaliar o cumprimento das obrigações com qualidade, bem como, a minimização de riscos decorrentes de cláusulas mal redigidas e arriscadas. Melhorar e fazer críticas aos documentos também é uma tarefa que não deve fugir da gestão de contratos.
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Evite prejuízos com as cláusulas contratuais
Para muitas empresas a gestão de contratos se resume ao acompanhamento de prazos processuais e obrigações. O monitoramento do chamado “ciclo de vida do documento”, isto é, a sua criação, execução e encerramento, certamente são atividades que fazem parte da gestão. Porém, a real importância da gestão de contratos não se resume apenas a este tipo de controle.
Contratos com cláusulas falhas podem trazer problemas e prejuízos para a empresa, isso sem mencionar o risco judicial. Da mesma forma, o descumprimento de obrigações e a quebra de um contrato podem gerar prejuízos que superam as questões financeiras, trazendo danos à imagem e até ao operacional da empresa.
Gestão de clientes para garantir as suas receitas
Agora pense, por exemplo, nos honorários advocatícios. Esta é a principal forma de remuneração dos advogados. E assim como adimplir com os contratos dos fornecedores em dia é importante, também o é receber em dia. Com a planilha de gestão de contratos, você sabe quando receberá o valor pelo seu trabalho conforme estabelecido no contrato de honorários
Saia do vermelho com um saldo de contratos e receitas
Uma boa gestão de contratos visa mais do que o controle propriamente. Ela é focada na criação de boas práticas dentro da empresa, além de oferecer melhores argumentos na hora de negociar e reduzir custos junto à fornecedores. Quem não possui um panorama global de seus contratos e fica preso apenas a análises pontuais, como prazos e cumprimento de obrigações, por exemplo, perde em conquistar mais benefícios e vantagens para o seu negócio.
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