Imagine a seguinte situação e depois tente lembrar se já não se encontrou nela inúmeras vezes: “escrevi para o cliente “X” uma consulta sobre o assunto “Y” discorrendo sobre “W” sob a forma de “Z” há cerca de “N” meses atrás”, onde:
“X” pode ser: cliente, prospect, outra parte, jornal, editora, colega, etc.
“Y” pode ser: qualquer grande área do Direito, ou seja, fiscal, societário, trabalhista, etc.
“W” pode ser: ICMS, responsabilidade, inelegibilidade, e uma infinidade de outros temas.
“Z” pode ser: e-mail, carta, artigo, opinião legal, consulta, etc.
“N” pode ser: dias, meses ou anos.
Como os trabalhos são parecidos e repetitivos na vida de qualquer advogado (basicamente é o seu trabalho escrever opiniões ou orientações legais), torna-se muito difícil lembrar de todas as variáveis e torna-se cada vez mais difícil à medida que o tempo decorrido entre o ato de escrita e a necessidade (variável “N” acima) torna-se maior. A outra dificuldade aparece quando além de ter que lembrar da primeira parte, ainda ter de lembrar “ONDE” foi arquivada aquela informação, ou seja, no seu HD, no GED, na nuvem, no e-mail, etc.!
Agora me responda: Já aconteceu com você? Quantas vezes? E mais importante, quanto tempo você (ou alguém) demorou para achar?
Pela minha experiência, tendo vivido 28 anos dentro de escritórios de advocacia, posso afirmar, com uma grande chance de acertar, que na maioria das vezes a sua memória vai te enganar. Tenho pena dos estagiários, no passado, que tinham que “adivinhar” o que o advogado ou sócio na verdade estava procurando quando pediam para ele encontrar.
Exemplo de solicitação de sócio a seu estagiário o ao setor de gestão de conhecimento (quando existir): por favor, [encontre para mim urgentemente uma opinião legal que escrevi para o cliente “Empresa A” sobre o tema “IPI” falando sobre “incidência sobre produtos derivados de chocolate nas vendas interestaduais e internacionais”, há cerca de 3 meses ].
Há uma chance grande de ser encontrado, por exemplo um e-mail escrito para a outra empresa sobre alíquota de IPI sobre produtos de chocolate no ano passado!
Por incrível que pareça, a maior dificuldade na busca pela informação não está no procedimento ou forma da busca nem tampouco no sistema de busca existente e sim saber qual é exatamente a informação que estamos buscando e onde ela pode estar!
A segunda maior dificuldade está em como procurar, ou seja, quão amigável é o sistema!
Todos os bons sistemas de busca aceitam os chamados conectores booleanos, ou seja, “E”, “OU”, “NÃO” e os caracteres curinga, como o “*” (asterisco) e o “?”(ponto de interrogação), porém a sua utilização não é intuitiva ou amigável. Por esse motivo os chamados buscadores inteligentes desenvolveram algoritmos analisam as buscas dos usuários e aprendem com o passado e o perfil do usuário minimizando assim a necessidade da utilização desse método. São esses algoritmos que sugerem livros que gostamos quando procuramos algo no site da Amazon.
Os chamados motores de busca (search engines) tem evoluído muito nos últimos anos. No início apenas era possível procurar pelos campos de indexação criados, criando a necessidade de enormes formulários de cadastramento ou pela palavra no texto, gerando buscas lentas com resultados pouco interessantes.
Após um determinado tempo, os motores evoluíram e permitiram a criação de dicionários de termos ou glossários de modo que palavras similares fossem encontradas (exemplo: procurar o termo carta e ele achar também correspondência, memorando, bilhete, mensagem, etc.).
Atualmente com a anexação da Inteligência Artificial nos motores de busca, isso passou a ser quase totalmente automático, facilitando em muito a vida dos administradores dos sistemas, gestores de conhecimento e dos próprios usuários.
No exemplo citado, os novos motores de busca inteligentes já aprenderam que aquele determinado sócio se interessa (ou escreve) sobre IPI, também sabe que é seu aquele cliente que produz chocolate e que ele, sócio, costuma (estatística simples) mandar suas opiniões sob a forma de e-mail. A simples colocação das palavras IPI, Chocolate e opinião no campo de busca, com uma probabilidade enorme, traria exatamente aquele documento que ele procurava e sem a necessidade de envolver outra pessoa na pesquisa. Muito mais simples e eficiente.
Alguns softwares de busca já trazem ao lado da lista de documentos que atendem a uma determinada condição de busca o percentual de probabilidade de acerto oi ainda uma barra visual de intensidade (como aquelas que aparecem nos nossos celulares indicando a intensidade do sinal 4G, por exemplo), demonstrando a acuidade das respostas àquela pesquisa.
Vamos manter sempre em mente que o tempo na produção de documentos (inclui obviamente o tempo gasto para achar informações que o comporão é fator determinante na eficiência, produtividade e competitividade dos prestadores de serviços jurídicos.
Para que isso seja atingido, o cadastramento correto e escolha correta das informações, a boa organização das mesmas, associado a um sistema inteligente de busca corporativa não são opcionais, são obrigatórios para a sobrevivência.
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