A utilização de um e-mail profissional requer, periodicamente, backups seguros e suporte técnico especializado adaptável às necessidades da empresa para garantir a saúde e integridade de informações valiosas.
O programa de e-mail da Microsoft, o Outlook, um dos serviços de e-mail mais utilizados em ambientes corporativos, armazena todos os processos de dados (mensagens, tarefas, anexos, estrutura de pastas, contatos e itens de calendário) em um arquivo do Outlook, o Personal Storage Table (.pst). Porém, uma dúvida muito recorrente é: o que fazer com o volume de dados desses arquivos pst antigos?
O que é um arquivo PST?
Os arquivos de dados do Outlook (.pst) são usados para contas POP3, IMAP e contas de e-mail baseadas na web. Todas as mensagens e outros itens são salvos na máquina em que o Outlook está instalado. Essencialmente, o arquivo PST é um "arquivo local de pastas particulares" e foi criado para armazenar e-mails e anexos no disco rígido do seu computador e possibilitar a portabilidade dessas informações que são geradas.
O arquivo PST é importante por ser um repositório de dados críticos para os negócios. Por esse motivo, faz-se necessário que o foco de trabalho da equipe de suporte de TI seja na governança de toda a informação produzida entre os funcionários, clientes e fornecedores que podem representar um risco comercial significativo em caso de roubo ou extravio no parque de máquinas da empresa.
Outra dor de cabeça que será evitada com a realização de backups periódicos é a localização de documentos importantes quando, por exemplo, um colaborador é desligado.
Se você deseja iniciar uma jornada de migração de arquivos (.pst), aqui estão quatro etapas essenciais que devem ser incluídas no seu projeto
4 etapas de migração de arquivo PST
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Inventário de dados: inspecione todas as máquinas e certifique-se de incluir uma estratégia para localizar todos os arquivos de destino. A maneira mais simples de encontra-los é:
1. No Outlook, clique na guia
2. No painel da direita, clique em configurações de conta e depois em configurações de conta.
3. Na guia arquivos de dados, clique em uma entrada e clique em abrir local de pasta. Então vá em arquivos de dados do Outlook (.pst) criado usando o Outlook 2013 ou Outlook 2016, que geralmente são salvos no seu computador na pasta documentos\arquivos.
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Selecione um destino para as informações do arquivo PST: para a maioria das versões do Outlook, clicar em arquivo > pasta > propriedades > armazenamento – ou clicar com o botão direito do mouse em qualquer pasta e selecionar propriedades – isso exibirá o tamanho total não apenas de uma pasta escolhida, mas também de quaisquer subpastas associadas. Como os dados do PST tendem a ser históricos por natureza, o arquivo do Exchange pode ser um destino ideal para os dados migrados. Usuários do Office 365 podem utilizar a nuvem para armazenamento, mas vale atentar que apesar do Office 365 estar na nuvem, ele não realiza backup de dados. Nesse caso, se o usuário apagar a conta acidentalmente, a empresa ficará sem registro de informações.
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Ao importar as mensagens, verifique a duplicação de dados: arquivos PST podem começar a armazenar duplicatas ou até mesmo mais cópias do mesmo documento dentro de si mesmo, uma vez que os usuários copiam rotineiramente esses dados na área de trabalho da máquina que acessa o Outlook. Sendo assim, é muito importante checar os arquivos no backup.
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Arquiving: diferentemente do backup de dados, onde eles são copiados ou restaurados, no arquivamento, mais conhecido no mercado como "arquiving", as informações antigas que não são necessárias para as operações cotidianas, mas que podem ter que ser acessadas ocasionalmente, são protegidas e organizadas. Esse procedimento, que pode ser realizado com ajuda de um software, tem o objetivo reduzir o consumo primário de armazenamento e os custos relacionados. O arquivamento de dados é o mais adequado para documentos importantes e mensagens de e-mails.
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