1. Delegue as tarefas assim que elas surgirem
A primeira dica parece simples, mas faz toda a diferença: assim que souber de um novo andamento, já estabeleça o próximo passo e defina os responsáveis pelas tarefas. Com isso, você já adiciona o novo caso na lista de tarefas pendentes e evita ser surpreendido quando o seu prazo processual estiver chegando.
Além disso, se você for buscar depois o que precisa ser feito, pode perder tempo e acabar confundindo as suas prioridades. Saber com antecedência o que precisa ser feito te deixa mais tranquilo e com mais margem para tomar decisões. Se você usa um software jurídico como o Astrea, pode delegar tarefas assim que receber seus alertas dentro do próprio sistema.
2. Fixe um horário da sua rotina para fazer a sua gestão de casos e processos
Outra dica importante é marcar na agenda um horário fixo do seu dia ou semana para trabalhar na gestão dos seus casos e processos. Seja para revisar os andamentos, publicações ou organizar seus prazos. É essencial que você tenha esse momento marcado e estabeleça uma rotina de se dedicar a essa tarefa sem interrupções.
Ter um horário previsto para começar e terminar evita procrastinação ou então que você fique perdido no meio de tantas outras tarefas a executar. Eu vou além de te recomendo que você organize todo o seu dia em “blocos” de tempo. Defina quantas horas vai gastar em qual atividade e a sequência delas. Nem sempre é possível prever tudo, mas garanto que ter isso estabelecido vai te dar uma boa noção de como aproveitar melhor seu dia de trabalho.
3. Não se esqueça do atendimento ao cliente
Quando se fala em atendimento ao cliente na advocacia, muitos advogados pensam em sorrisos e um cafézinho. Bom, é claro que simpatia faz toda a diferença (e alguns mimos podem ser interessantes), mas não é só com isso que se faz um bom atendimento. Também é importante que você, quando faz a sua gestão de casos e processos, reserve um tempo para dar retorno aos seus clientes sobre novos andamentos ou até mesmo explicar o motivo de um processo estar parado há muito tempo.
Esse tipo de contato é um diferencial muito importante para que o advogado seja lembrado e indicado pelo cliente para outras pessoas. Com o Astrea, você pode automatizar os seus contatos. Seus clientes podem receber atualizações dos andamentos por e-mail ou acessar um link que tem todas as informações dos seus processos. Ou seja, você garante um diferencial competitivo sem ter que gastar muito tempo do seu dia!
4. Aproveite o melhor da tecnologia
Hoje em dia, é quase impossível falar em gestão de casos e processos sem falar em tecnologia. São muitas opções de programas para advogados, desde os softwares jurídicos gratuitos até opções mais completas, como o Astrea.
Além de fazer a gestão de processos, um software jurídico completo agiliza também outras tarefas do advogado, como a organização financeira, gerenciamento da equipe e, como falamos ali em cima, o atendimento ao cliente.
Existe também quem ainda usa planilhas do Excel ou do Google Drive, que podem ser úteis por um tempo. Mas conforme o escritório cresce, fica cada vez mais difícil manter o controle dessa maneira. Qualquer pequeno deslize e você pode acabar perdendo uma informação importante ou lembrando de recuperar só quando seus prazos já estão se esgotando. No blog da Aurum, nós listamos 9 motivos para abandonar as planilhas e experimentar um software jurídico.
[Dica extra] Veja como outros profissionais fazem
Além de tudo que eu já falei, uma dica interessante se você está buscando otimizar alguma tarefa no seu escritório é descobrir como seus colegas estão fazendo isso! É claro que não existe uma receita pronta, cada área e escritório tem as suas especificidades, mas saber como outros profissionais trabalham pode render muitos aprendizados. Você pode fazer isso através do contato direito com outros advogados ou procurando informações em sites e blogs de Direito que você acompanha. Por exemplo, lá no nosso blog, a Mariana Gonçalves contou como ela faz o seu controle de processos.
Conclusão:
Você já deve ter percebido que uma boa gestão de casos e processos se faz com organização, produtividade e uma boa dose de tecnologia, né? Então se você ainda não usa um bom software jurídico, eu recomendo que você experimente gratuitamente o Astrea, o software jurídico da Aurum. Sem falsa modéstia, posso te garantir que o nosso programa para advogados é o mais completo e moderno do mercado. Você não vai se arrepender!
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