Você provavelmente ouve falar bastante sobre softwares jurídicos. Mas talvez restem algumas dúvidas, daquelas que você não sabe bem para quem perguntar. É por isso que preparei esse texto, que explica o que é essa ferramenta, para que serve e os diferentes tipos de softwares disponíveis hoje no mercado. Acompanha comigo:
O que é um software jurídico?
Um software jurídico é um programa de computador desenvolvido para atender advogados autônomos, escritórios de todos os tamanhos e departamentos jurídicos de empresas. Tem gente que chama de "sistema para advogados", "programa jurídico" ou "software para advogados".
De forma resumida, o software jurídico é uma solução para automatizar atividades repetitivas e mais do dia a dia do advogado, como a busca nos Diários Oficiais e a atualização de processos de acordo com a movimentação na justiça. Essa ferramenta pode ajudar a fazer uma gestão de processos mais ágil e inteligente, além de impactar em outras tarefas da sua rotina.
O que um software jurídico faz?
Um programa para advogados pode te ajudar a fazer seu controle de prazos e processos, relacionamento com clientes, gestão financeira, organização do escritório, além da gestão da sua equipe.
Esse tipo de sistema permite que o usuário acompanhe e dê os devidos encaminhamentos a processos judiciais e administrativos. A maioria faz a busca automática de publicações nos diários oficiais. Alguns contam ainda com uma automação que, além de "varrer" os diários oficiais, atualiza os processos automaticamente a partir das movimentações nos tribunais.
Outras atividades que podem ser automatizadas e melhor geridas com um bom software são a emissão de relatórios, timesheets, cobrança de honorários e manutenção do fluxo de caixa do escritório. O relacionamento com o cliente também fica mais fácil com um sistema. Alguns programas permitem o armazenamento de um histórico de cada atendimento, além de contarem com recursos que permitem que o próprio cliente acompanhe as movimentações no seu caso ou processo.
Software jurídico na nuvem
Sem dúvidas, a advocacia se beneficiou muito dos avanços tecnológicos. Mas recentemente, a internet possibilitou uma verdadeira revolução nas antigas formas de advogar! Com ela, surgiram as ferramentas de busca de jurisprudência, a possibilidade de publicar artigos e consultar o andamento de processos físicos em sites online.
Hoje em dia, boa parte do trabalho do advogado pode ser feito pelo computador e até em dispositivos móveis, como tablets e smartphones. Isso se tornou possível graças à computação na nuvem (cloud computing), que facilitou o acesso à informação e tornou possível levar mais mobilidade ao trabalho do advogado moderno.
Um software jurídico na nuvem é mais seguro, prático e está em constante atualização. Além disso, softwares que se beneficiam dessa tecnologia tendem a ter um valor mais acessível e podem ser acessados de qualquer lugar!
Aliás, sistemas baseados em computação na nuvem dispensam instalação, treinamentos presenciais e servidores locais. Poupam espaço no disco rígido do computador, desobrigam o escritório de montar a própria infraestrutura de TI e poupam gastos com manutenção de sistemas, que podem ser atualizados automaticamente pela internet. Até a própria contratação do software pode ser feita pela internet!
Por que softwares jurídicos oferecem um período de gratuidade?
Como a aquisição do software é, geralmente, pela internet - sem um representante que vai até a empresa fazer uma apresentação - esse tipo de sistema costuma oferecer um período para que o usuário teste o produto gratuitamente.
Dessa forma, é possível conhecer melhor as ferramentas e a usabilidade do software jurídico antes de efetuar a compra. O período de experimentação é muito útil para que o usuário descubra se o sistema atende às suas necessidades e às necessidades do escritório, evitando arrependimentos futuros.
Quando contratar um sistema para advogados?
O momento de optar por um software jurídico pode variar muito para cada advogado e escritório. Mas conforme cresce o volume de clientes e processos, geralmente um software se torna necessário.
Além disso, se você percebe que a memória não dá mais conta de todas as informações importantes que você precisa armazenar, ou então que suas planilhas estão ficando obsoletas, talvez seja a hora de mudar sua forma de controlar casos e processos e organizar os dados de clientes.
Como escolher um software jurídico
Atualmente, existem diversos sistemas disponíveis no mercado. Por isso, é preciso atenção na hora de escolher o software que melhor se encaixa na sua rotina e do seu escritório. O primeiro passo é decidir quais atividades você pretende automatizar. Apenas o controle de processos? Ou quer aproveitar para otimizar também sua gestão financeira, trabalhar melhor em equipe e organizar seus prazos? Respondendo a essas perguntas, você consegue elencar as funcionalidades que suprem melhor as suas necessidades.
O período de teste também é muito importante nesse momento de decisão. Enquanto experimenta o sistema é que o advogado autônomo ou o gestor do escritório vai conhecer a fundo as soluções oferecidas, além de poder avaliar o atendimento que a empresa oferece.
Além disso, preste atenção nas avaliações da empresa que você está contratando. Essa dica parece genérica, mas pode te ajudar muito quando o assunto é software. Procure a página do produto no Facebook ou então pesquise o nome do sistema no Reclame Aqui. Nessas duas ferramentas, você já consegue ter uma noção do que os clientes pensam sobre o programa e também como a empresa responde às reclamações e resolve o problema.
Por fim, compare os diferentes softwares disponíveis no mercado! Pesquisa a fundo as diferenças entre eles e leia o máximo possível, para tomar a melhor decisão para o seu negócio!
Se você quer saber mais sobre tecnologia e gestão na advocacia, acesse o blog da Aurum e assine a nossa newsletter. Somos uma empresa com mais de 20 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para advogados e queremos construir com você o futuro da advocacia!
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*Sonia Tuyama é co-fundadora e diretora de produto na Aurum. Formada em ciência da computação pelo ITA, tem mais de 20 anos de experiência no desenvolvimento de softwares para o setor jurídico.