Mesmo tomando todas as cautelas necessárias para seguir com negócios e acordos da forma mais segura e sólida possível, muitas vezes, dado o volume ou a complexidade das atividades econômicas exercidas por uma determinada empresa, torna-se inevitável que acabe figurando no polo passivo de uma ação judicial.
Como consequência, imediatamente surgem os gastos, a necessidade de se provisionar a contingência, além dos esforços da empresa, alinhada com seus patronos, para demonstrar da forma mais clara possível que não houve qualquer irregularidade no serviço prestado ou no produto fornecido, não havendo nexo causal entre a atividade exercida e o dano alegado, por exemplo. A partir de então, uma saga se instaura na busca por registros e documentos que dizem respeito às tratativas e negócios realizados com o cliente em questão, já que no momento da produção de provas será necessário esclarecer todos os pontos que, até então, restaram controvertidos.
Para obter sucesso em tal fase e, consequentemente, alcançar um resultado positivo no processo, atingindo um proveito econômico significativo, é de extrema importância fornecer ao magistrado documentos que o eximam de qualquer dúvida quanto à conduta da empresa e daí a razão do empresário se preocupar com a logística, organização e armazenamento de dados.
São inúmeros os precedentes que determinam à empresa a obrigação de provar que sua conduta não causou qualquer prejuízo ao adquirente do serviço ou produto.
Ademais, o Novo Código de Processo Civil trouxe o instituto da distribuição dinâmica da prova que corrobora com o disposto no Código de Defesa do Consumidor e que consiste na faculdade do juiz em atribuir o ônus da prova a quem tiver mais facilidade de produzi-la, mesmo que para comprovar as alegações feitas pela parte contraria. Assim, a distribuição dinâmica da prova, poderia ser aplicada em desfavor da empresa se verificada a hipossuficiência da parte demandante, por exemplo.
A dificuldade em encontrar registros de determinado cliente pode alterar a contingência provisionada para tal caso, gerando, muitas vezes, um passivo inesperado, além do provisionado. Um ato simples, que negligenciado traria uma consequência financeira gravíssima à empresa. Nesse contexto, a empresa, mesmo tendo razão, ficará fragilizada nos debates travados no Judiciário, estando sujeita à aplicação de multas e condenações que não estavam dentro das expectativas.
E não só a condenação final deve ser levada em conta. Não são poucos os casos em que concessões feitas em liminares, e não cumpridas, geraram a aplicação de penalidades, aumentando substancialmente o passivo provisionado para tal ação. Por esse motivo é que se faz necessário o investimento em acervo para registro e arquivo de documentos, além, é claro, de incentivar a comunicação entre áreas para que um documento chegue com mais facilidade à área que precisar. Certamente a tarefa de manter milhares de registros e documentos organizados não é tão simples quanto falar sobre o tema, mas o que se pretende é demonstrar a necessidade de investir em tal serviço para evitar prejuízos futuros, sempre contando com uma boa assessoria jurídica para definição da melhor estratégia em cada caso.
São fatores que parecem pequenos, ante as inúmeras transações que ocorrem diariamente no universo empresarial, mas que definitivamente contribuirão para saúde da empresa, impedindo que a balança da Justiça penda para o lado errado, por conta da debilidade da organização empresarial.
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*Gabriela dos Santos Castilho é advogada do escritório Fernandes, Figueiredo, Françoso e Petros Advogados.