Toda e qualquer atividade na vida do ser humano funciona melhor se a organização for um de seus princípios. Planejamento e processos são essenciais para que um projeto, seja pessoal ou profissional, tenha sucesso. Isso não é diferente na comunidade de TI. Embora discordem, um dos principais pilares para a eficiência no setor é entender a importância da documentação de TI.
Uma gestão de TI profissional parte sempre de uma análise da tecnologia vigente dentro de uma empresa. O passo seguinte é o diagnóstico do que é necessário para que a tecnologia funcione em prol do negócio. Então, os gestores da TI partem para o planejamento, detalhando passo a passo o que deve ser feito para que a área seja plena. O caminho é longo, por isso deve ser detalhadamente documentado.
Itens fundamentais da Documentação de TI
Alguns itens que podem esclarecer a questão de como começar a documentar as atividades são:
Documentação dos servidores (nome, IPD, informações de hardware, documentos de instalação, etc.);
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Internet (provedor, link, tipo de tecnologia, servidores);
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Endereçamento de IP e roteamento (mapa, endereços e esquemas);
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Topologia de rede (diagrama, layout, controles de acesso);
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Ativos de rede (roteadores, switches, firewalls);
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Políticas (segurança, instalação, criação de usuários, etc.);
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Softwares e hardwares adquiridos;
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Contatos (prestadores de serviço, equipamentos, fornecedor de rede, etc.).
Necessidade e benefícios
Destacar a importância da documentação de TI para a equipe responsável pelo setor numa empresa é algo vital. Cria uma cultura de organização que apenas trará benefícios ao negócio. Como ajudar na implementação de novos colaboradores, ausência de responsáveis ou até troca de fornecedores. Dessa maneira, a TI estará em constante evolução, não importa quem esteja no comando.
Manter tudo detalhadamente registrado exclui a dependência da área por indivíduos exclusivos e garante que a TI da empresa seja fundamentada em soluções puramente técnicas. A rotatividade do mercado deixa de afetar os resultados da área. Eventuais mudanças, ajustes e configurações poderão ser compreendidos por qualquer pessoa que venha a acessar os sistemas, além de dar ao empreendedor total conhecimento do que foi ordenado a eles.
Além disso, a documentação de TI é vital para a segurança das tecnologias de uma empresa. O controle de informações, dados e pessoas, se resume à necessidade de monitorar, conhecer e limitar quem, quando e como tem acesso às informações disponibilizadas em bancos de dados ou sistemas em geral. O registro e a documentação dos sistemas são ferramentas que garantem que seu sistema seja tratado e desenvolvido de modo profissional.
Isso pode parecer algo distante para um pequeno ou médio negócio. Porém, existem empresas especializadas em prestarem suporte de TI respeitando e pensando cada passo da implementação de acordo com as necessidades da empresa. Incorporar a mentalidade organizacional dessas empresas pode trazer vantagem competitiva ao seu negócio, além de instaurar uma cultura que privilegia a execução de um planejamento organizado por meio de processos bem definidos dentro da empresa. Quem conta com uma gestão profissional e documentada de TI só tem a ganhar e é isso que nós da Penso Tecnologia buscamos oferecer a nossos parceiros.
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*Thiago Meyrelles é responsável pelo departamento de Marketing da Penso Tecnologia.