Em 14 de agosto de 2016, entra em vigor no Brasil a Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros promulgada pelo decreto 8.660, de 29 de janeiro de 2016. A partir daquela data, os Consulados-Gerais do Estados signatários da Convenção estarão dispensados de promover a legalização de documentos públicos emitidos nos países de suas jurisdições.
O processo de legalização será substituído pela emissão da 'Apostila da Haia', que será anexada ao documento público pelas autoridades competentes do país em que for emitido, tornando-o válido no território de todos os demais Estados partes da Convenção.
A título de exemplo, os documentos emitidos na jurisdição (Distrito de Colúmbia, Carolina do Norte, Delaware, Kentucky, Maryland, Ohio, Virginia, West Virginia e bases norte-americanas, exceto Guam) dos Consulados-Gerais brasileiros nos Estados Unidos deverão passar pelas respectivas Secretarias de Estado a fim de serem apostilados. Com o apostilamento, o documento norte-americano poderá ser aceito diretamente no Brasil, sem a necessidade de passar por legalização no respectivo Consulado-Geral. Ressalte-se que a tradução juramentada do texto (que é feita em território brasileiro), quando cabível, continuará sendo exigida, bem como seu registro em Cartório Oficial Registrador no país.
No Brasil, a aposição do selo da apostila (“apostilamento”) em documentos brasileiros nos quais se busca validade nos territórios dos demais países signatários da Convenção será feita por cartórios habilitados pelo CNJ, responsável pela regulamentação da “Convenção da Apostila”, nos termos da resolução 228/16.
A resolução dispõe que as autoridades competentes para a aposição de apostila em documentos públicos produzidos no território nacional são as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário; e os titulares dos cartórios extrajudiciais, no limite das suas atribuições. Além disso o CNJ manterá, em seu site, uma lista atualizada das autoridades brasileiras habilitadas a emitir a apostila, bem como a relação de países para os quais será possível a emissão do documento.
A apostila deverá estar em conformidade com o modelo constante do Anexo I da Resolução (imagem abaixo – fonte: reprodução), apresentando as seguintes características:
I – terá a forma de um quadrado com pelo menos 9 (nove) centímetros de lado;
II – constarão do cabeçalho o brasão de Armas da República Federativa do Brasil e a logomarca do CNJ;
III – título apenas em francês "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)";
IV – campos fixos inscritos, redigidos em português, inglês e francês;
V – indicar o número sequencial e a data de emissão;
VI – constar o nome do signatário do documento público ou, no caso de documentos não assinados, a indicação da autoridade que apôs o selo ou carimbo, juntamente com o cargo ou a função exercida e a instituição que representa;
O CNJ desenvolveu o Sistema Eletrônico de Informações e Apostilamento (SEI Apostila) que será o sistema único para emissão de apostilas em território nacional. A emissão de apostila dar-se-á, obrigatoriamente, em meio eletrônico, por intermédio do SEI Apostila, cujo acesso ocorrerá por meio de certificado digital. A apostila será emitida em meio eletrônico, mediante solicitação do signatário do documento ou de qualquer portador, atestando a autenticidade da assinatura, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto. Ela deverá ser impressa em papel seguro fornecido pela Casa da Moeda do Brasil, carimbada e rubricada em campo próprio pela autoridade competente.
O acesso ao SEI Apostilas é concedido pelo CNJ para as autoridades competentes. Entretanto, é possível ter acesso externo e gratuito no SEI. Ao efetuar o cadastro, é necessário encaminhar cópia de determinados documentos ao CNJ (via postal ou entrega no local) para ativação.
O custo da operação não foi definido, mas a expectativa é de que seja cobrado o mesmo valor do procedimento de menor custo nos cartórios. Em Brasília, seria o mesmo custo para emissão de uma procuração sem ônus (R$ 35). O CNJ já iniciou o primeiro treinamento e capacitação de cartórios extrajudiciais sobre a validação de documentos para uso no exterior.
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Referências
Informativo sobre a Legalização de Documentos (Consulado-Geral do Brasil em Washington)
Link de Legalizações (não disponível ainda – provavelmente estão elaborando)
Jurisdições dos consulados-gerais do Brasil nos Estados Unidos
Informativo CNJ: Tempo reduzido para legalização de documentos
Autoridades “apostilantes” de cada Estado parte da Convenção
Autoridades “apostilantes” do Estados Unidos
Status de cada Estado parte da Convenção
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