Como controlar as finanças do seu escritório em época de crise

É, não anda nada fácil para as advocacias brasileiras. A crise econômica chegou e parece que não irá embora tão cedo. Neste momento de instabilidade temos que "apertar os cintos" para conseguir fechar o mês sem entrar no vermelho.

Altos índices de inflação, aumento das cargas tributárias, aumento de despesas fixas, mudanças em leis trabalhistas, valor do dólar em alta, inflação nas alturas, instabilidade do poder político, aumento de desemprego...  Tudo isso leva a pensarmos se iremos sobreviver a tantas mudanças no cenário atual, em especial nas advocacias brasileiras, que muitas vezes lutam, mês a mês, para sobreviver a mais uma enxurrada de cobranças.

Tudo isso nos leva a crer que se não fizermos uma reestruturação em nossas finanças, entraremos em um abismo do qual não sairemos mais. Então vamos à pergunta tema deste artigo: é possível aprender a reduzir custos em seu negócio? Sim, é possível.

O primeiro passo é levantar todas as despesas mensais. Existem vários sites na internet que possuem modelos de planilhas às quais você poderá utilizar para organizar este levantamento. Nela, vamos separar o que é fixo e o que é variável referente às despesas. O que podemos considerar com despesas fixas? Água, energia elétrica, aluguel, telefone, condomínio, internet, salários de funcionários (folha de pagamento) são alguns destes itens. O que podemos considerar como despesas variáveis? Impostos, comissões, gastos com material de papelaria, gastos com cópias, etc.

Feito este prévio levantamento, chega a hora de confrontar as receitas com as despesas. E se o saldo for negativo? O que fazer? Se o resultado for inferior a zero, sua empresa está gastando mais do que arrecada. Isso pede uma atenção especial para os gastos e talvez esta seja a hora de uma mudança no controle e gerenciamento financeiro.

Priorizar o que realmente é necessário para manter a estrutura do seu negócio e fazer pequenos cortes que no final do mês geram um alívio no seu fluxo de caixa são as primeiras providências. Itens que conseguimos reduzir são: água, luz, telefone, material de limpeza e copa, material de papelaria, números de cópias e impressões. O uso consciente desses itens pode ter uma grande relevância nas finanças do seu escritório ao final do mês. Existem inclusive diversas empresas hoje no mercado que tem como único objetivo ajudar empresas a reduzir seus custos principais.

Outro ponto importante é que devemos separar também os gastos pessoais dos gastos com o seu negócio. Isso é imprescindível para ter uma boa saúde financeira empresarial e um dos principais motivos pelo qual o causídico tem suas finanças bagunçadas. Seis entre dez advogados admitem que usam o mesmo caixa para despesas pessoais e empresariais, o que, financeiramente falando, é um pecado.

A área financeira da sua banca deverá fazer uma análise nas finanças semanal ou quinzenalmente. Aprenda a emitir e analisar seu fluxo de caixa juntamente com as despesas e suas receitas. Nesta análise o ideal é que todos os sócios participem, assim eles visualizam o real estado em que se encontra a empresa. Isso poderá ajudar no caso de alguns desentendimentos com relação a valores de pró-labores mensais.

Um ponto muito importante para o crescimento do seu negócio é calcular seus honorários levando em consideração seus custos e despesas. Muitos advogados, na ânsia de fechar um novo cliente, colocam o valor dos honorários muito baixos e depois, com a dura realidade dos custos batendo à sua porta, percebem que estão pagando para trabalhar.

Outra dica fica pelo fato de que é importante tentar negociar com seus fornecedores, assim você pode conseguir descontos que irão reduzir suas despesas. Fazendo isso, sua advocacia poderá colocar no mercado honorários mais atrativos e dentro da média.

A capacitação e conscientização dos funcionários também poderão trazer ótimas vantagens em se tratando de redução de custo e crescimento da empresa. Funcionários mais capacitados e com boa instrução de como colaborar para o não desperdício de materiais poderão acarretar muitos benefícios aos seus negócios.

Mas e se voltarmos na análise inicial que comentamos e meu saldo for positivo?  Parabéns, você esta no caminho certo, conseguindo balancear os seus rendimentos com suas despesas, inclusive gerando lucro.  Com lucro, tudo fica mais fácil. Estabeleça um pró-labore para os sócios. O pró-labore é uma espécie de salário para os sócios, mas é importante ser realista dentro dos parâmetros do mercado. Sua empresa também poderá construir um fundo de caixa, ou seja, quando os lucros são distribuídos para os sócios é retirada uma parte para criar um fundo que servirá para cobrir despesas de emergência. Basicamente esta é uma boa oportunidade para você começar a ter investimentos no nome do escritório que possam ser um porto seguro em épocas quando não conseguirmos lucro ou quando tivermos alguma despesa inesperada.

As pessoas pensam que para fechar o mês no azul é preciso ganhar muito dinheiro. Enganam-se as pessoas que pensam desta forma. Mesmo se ganhando pouco, podemos ter uma boa saúde financeira.

E como não podemos fugir da crise econômica, temos que ter muita calma e prudência em nossos atos para conseguir sair desta turbulência que acontece em todo nosso país.

Não importa o quanto você ganha, e sim a forma com a qual você gasta o seu dinheiro.

Organização é a formula para o sucesso financeiro.

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*Ana Paula Lima é analista financeira da Inrise Consultoria em Marketing Jurídico.