A certificação digital tem gerado enormes benefícios para as empresas que, cada vez mais, fazem uso desta tecnologia. No entanto, o uso da certificação digital exige determinadas cautelas para evitar a ocorrência de danos à empresa e aos administradores.
Na prática, o certificado digital é um documento eletrônico emitido por uma autoridade que certifica, através de algoritmos matemáticos, a autenticidade dos emissores e destinatários de documentos e dados no ambiente virtual, conferindo maior segurança às transações, troca de documentos e dados eletrônicos. Assim, o certificado digital funciona como uma identidade virtual do seu titular.
As formas de utilização desta ferramenta são diversas. O certificado digital permite, por exemplo, a assinatura de documentos, contratos e títulos, utilizando apenas a via eletrônica, eliminando a necessidade de documentos em papel. A Receita Federal é um dos órgãos que mais faz uso desta tecnologia, sendo possível acessar diversos serviços. Pode-se adotar o certificado digital na Central de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC), no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e para emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). São Paulo, Santa Catarina e Minas Gerais também já utilizam a tecnologia em pregões eletrônicos. Algumas juntas comerciais, como a de São Paulo, estão adotando a certificação digital obrigatória em processos internos para as empresas.
No Brasil, a legislação assegura a validade jurídica de documentos eletrônicos e a utilização de certificados digitais para atribuir autenticidade e integridade aos documentos. Desta forma, os documentos eletrônicos assinados digitalmente com o uso de certificados digitais emitidos pelas autoridades certificadoras, no âmbito da ICP-Brasil, possuem a mesma validade jurídica que os documentos em papel com assinaturas manuscritas.
No âmbito empresarial, todavia, o desconhecimento e a falta de regras que disciplinam o uso desta tecnologia acaba expondo os usuários a riscos, podendo gerar responsabilização para a empresa e para os seus administradores.
Por exemplo, há risco de uma pessoa com acesso as senhas ou tokens do certificado da empresa celebrar contratos ou realizar transações bancárias em nome do titular do certificado sem autorização ou contrário aos interesses da empresa. Ou ainda, utilizar de forma indevida o certificado digital da empresa para fornecer informações inverídicas à fazenda pública e cometer fraudes, gerando riscos e responsabilização da empresa ou mesmo de seus administradores.
Como a legislação estabelece que as declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de certificado digital obtido no âmbito da ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, a empresa e seus administradores podem ter bastante dificuldade para se isentar das responsabilidades e obrigações decorrentes da utilização indevida de seu certificado digital.
Para mitigar riscos e se adequar a esta nova realidade, é importante que as empresas não apenas se informem sobre o uso correto da certificação digital, mas também definam regras e adotem práticas seguras de utilização desta ferramenta, seja para controlar, seja evitar o uso indevido, inclusive por pessoas aparentemente autorizadas, como pode ser o caso de empregados e até mesmo prestadores de serviços. Para maior segurança e controle, recomenda-se ainda a integração destas regras ao programa de compliance da empresa e a verificação por meio de auditoria.
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*Paulo Teixeira Fernandes é advogado do escritório Rolim, Viotti & Leite Campos Advogados.
*Luis Gustavo Miranda é advogado do escritório Rolim, Viotti & Leite Campos Advogados.