Apesar de o mundo contemporâneo praticamente girar em torno de redes sociais como WhatsApp, Facebook, Instagram e Twitter, o meio mais comum para a comunicação escrita formal ainda é – e deve continuar a ser por um bom tempo – o endereço de e-mail. Do cadastro no vestibular ao recebimento da aprovação na OAB, não há dúvida que todos os grandes avisos na vida do estudante chegam por e-mail.
Sendo assim, mantendo sempre em mente o objetivo de se comunicar de forma clara, objetiva, formal, adequada e rápida, é importante se atentar a alguns pontos especiais para escrever e-mails melhores. Salve este artigo para retornar quando estiver escrevendo da próxima vez!
Explicar o assunto
O mundo corporativo, jurídico ou acadêmico envolve, inconfundivelmente, um grande fluxo de emails. De propagandas levemente enganosas a ofertas de emprego na firma dos sonhos, não é incomum que e-mails sejam recebidos e enviados diversas vezes durante um dia só. Sendo assim, preocupação para você – o remetente – é, garantir que seu importantíssimo comunicado não se perca entre milhares de ofertas de desconto para produtos chineses e canais de luta pay-per-view.
Neste caso, melhor forma de evitar uma comunicação ineficiente é, pois, preencher a seção destinada ao "assunto" de forma sucinta e objetiva, explicitando diretamente a temática a ser tratada nas linhas seguintes.
O ideal é não se alongar, uma frase já é suficiente para se explicar e garantir que o interlocutor vai notar o recebimento do email em sua caixa de entrada – principalmente se já estiver esperando por este.
Vocativo, cumprimento e pronome de tratamento
Por constituírem a primeira parte lida pelo destinatário, o vocativo e o pronome de tratamento utilizados são fundamentais. Eles determinam, logo de cara, o tom geral daquele comunicado.
É importante pensar, então, que deve-se coordenar estes termos aos objetivos daquela comunicação e à posição do destinatário. É simples: se o propósito é um mero e cotidiano contato com uma pessoa próxima, começar logo com um bem-humorado "Opa, querido XXX, tudo brilhando?" é extremamente eficiente; se o objetivo é algum tipo de aproximação profissional, não há muito como evitar algo na linha de "Bom dia, Doutor (a) [dica: só pare de chamar de doutor se a pessoa lhe pedir diretamente] XXXX, tudo bem?".
Isso abre espaço para usar o famoso – ou infame – "Exmo (a) Sr (a)". Marca registada de e-mails formais, começar um comunicado com esta combinação ocasiona, desde o primeiro minuto, um tom impessoalíssimo e profissionalíssimo. Se é esta a intenção, ótimo. Em contrapartida, outros vocativos e pronomes de tratamento devem ser empregados se a intenção é menos drástica do que a destas condições supracitadas: excesso de profissionalismo soa pedante se o contexto não o exige.
Tal qual já foi adiantado quanto ao uso ou não de doutor, o emprego de corretos pronomes de tratamento segue sendo – desde que o ego surgiu no mundo – importantíssimo. A aposta mais certeira aqui é, sem dúvidas, preferir pecar pelo excesso a pecar pela falta. Ou seja: chame todo e qualquer advogado ou profissional do Direito de "doutor", mesmo desconhecendo completamente se o indivíduo fez ou não a pós-graduação teoricamente necessária à atribuição do título. Além disso, na hipótese de o destinatário ser um professor, é recomendável referir-se a este como "professor XXXX" logo no vocativo, substituindo-se, então o uso de "doutor".
O uso de Vossa Excelência deve limitar-se, em grande parte, a autoridades públicas de notável destaque e de alto escalão. Tal qual há quem enxergue este pronome de tratamento como uma verdadeira Máquina do Tempo de volta aos anos 1800, também há quem considere desrespeitoso contactar autoridades sem empregá-lo no início.
Corpo do texto
Apesar de constituir a maior parte do texto, o corpo é, provavelmente, a parte mais intuitiva de um email. Não há um padrão exato ou mesmo dicas para escrever um excelente texto de comunicação eletrônica, haja vista que a escrita é um dom consideravelmente atrelado à prática – nem Machado de Assis nasceu escrevendo como Machado de Assis. Por outro lado, há, sim, três pontos principais a se ater enquanto elabora seu texto: 1) ortografia e elementos formais do português; 2) a dupla mágica – coesão e coerência ao tema e ao tom – e 3) objetividade e períodos curtos.
O primeiro ponto é óbvio. Textos adequados sob óticas formais e/ou estruturais são consideravelmente mais valorizados pelo interlocutor – principalmente num contexto corporativo ou acadêmico – e, também, são capazes de transmitir sua essência de forma mais clara, adequada e profissional. Além disso, a importância de elementos puramente gramaticais como ortografia, pontuação e regência verbal é frequentemente subestimada: basta um ou outro erro mais notável para que o destinatário crie uma impressão ruim acerca do remetente. Nem sempre quem escreve certo, escreve bem. Mas, no contexto profissional, quem escreve bem torna-se ainda melhor quando escreve certo.
Partindo para o ponto 2, pode-se dizer que a dupla coesão e coerência faz referência à capacidade do autor de manter o tom e o tema de seu texto consistentes e constantes por meio de uma boa coordenação de sinônimos e elementos conectivos – se não quiser ousar, expressões simples usando pronomes demonstrativos como "nesse sentido" ou "nesta conjuntura" tendem a resolver o problema. Nessa perspectiva (viu como é fácil?), é importante ressaltar também que esta concatenação temática e tonal passa, obviamente, pelas decisões tomadas no assunto e no vocativo: o primeiro apresenta a temática a ser tratada, o segundo apresenta o tom.
Por último, é fundamental que a mensagem seja apresentada de forma objetiva e direta, tendo em vista o atual altíssimo volume de emails recebidos diariamente. Por conseguinte, o ideal é mirar em um texto curto e direto ao ponto: explique quem você é, o porquê de estar entrando em contato e zarpe direto para o cerne da questão. Ademais, usar frases curtas e bem ordenadas é uma excelente maneira de agilizar a leitura e torná-la mais fluida e agradável ao interlocutor, além de permitir organizar as ideias mais adequadamente de forma separada.
Despedida
A despedida e a assinatura têm, obrigatoriamente, que concordar com o tema, o tom e as circunstâncias em que está sendo estabelecida esta via de comunicação.
Sendo assim, apesar de a soma entre "Exmo Sr." e "calorosos abraços" claramente não combinar, basta experiência com emails informativos para saber que termos como "respeitosamente" e "atenciosamente" são extremamente versáteis e ideais para emails de tom amistoso, mas profissional. Atente-se, todavia, a um ponto importante: há quem considere "respeitosamente" uma despedida usada apenas quando se referindo a pessoas de mais elevada posição hierárquica, enquanto "atenciosamente" pode ser – e é – empregado em contextos de características amplamente diferentes. É provavelmente a mais comum forma de despedida em e-mails.
Por último, também não é uma má ideia incluir elementos indicando a expectativa de um retorno futuro. Levando em conta que isto pode ser feito tanto ao fim do corpo do texto quanto na despedida em si, o uso de expressões como "aguardo retorno" adido de termos adverbiais como 'ansiosamente" ou "num futuro próximo" garante que o tom de cobrança – que é inegável – não conflite com a amistosidade e/ou profissionalismo retratados no restante do texto.