O amigo Roque Candido questiona:
"Preciso enviar relatórios todo mês para meus clientes mesmo não tendo andamento em seu caso?".
Roque, obrigado pela pergunta. O problema não está em enviar ou não um relatório ao seu cliente, mas sim em mostrar ou não como o escritório está antenado em sua demanda e evolução. Isso significa que não precisa enviar "todo mês", mas sim estar presente na vida do cliente. O pior cenário é quando o cliente fala "faz tanto tempo que não falo com meu advogado que não sei se ele está vivo ou não". Brincadeiras a parte, o cliente cria seu vínculo com o escritório ou advogado quando se sente seguro e confia que seu problema está sendo constantemente vigiado e resolvido.
A premissa básica é: se seu cliente te ligou perguntando como está o processo, você falhou em se antecipar e manter o contato surpreso ao saber que seu advogado está pensando constantemente nele.
Posto isso, crie uma rotina temporal de contatos (sejam telefônicos, via e-mails, via WhatsApp ou através de relatório mesmo) que demonstrem que você está controlando a demanda dele. Mesmo quando não temos nada para falar (em termos processuais), esse contato ainda é obrigatório para quem quer criar vínculo com o cliente (lembrando que cliente com vínculo é cliente fidelizado e propagador de seus trabalhos no mercado). Minha sugestão: um contato a cada 3 meses, se possível. Para andamentos efetivos no processo, obviamente o contato deveria ser imediato.
Um detalhamento que sempre comento referente à qualidade dos contatos que comento acima: todos eles têm que ter relevância e transparência. Seja telefone, e-mail, WhatsApp ou relatório, eles precisam noticiar a situação atual, o que está sendo feito e quais os próximos passos. Não adianta mandar um e-mail falando "tudo sob controle". Isso não significa nada para o cliente. O que ele quer saber é como está o cenário atual do problema dele, quais as opções que o cliente tem e quais os reflexos de cada opção na rotina dele.
Para ajudar, segue um exemplo onde não aconteceu muita coisa na ação do seu cliente (como citado em sua pergunta):
"Prezado XXXX, boa tarde.
Com relação ao (PROBLEMA DO CLIENTE), o cenário parece promissor para termos uma vitória em breve. Apesar de ainda não termos uma evolução efetiva do Judiciário, nossas opções de atuação, se acontecer (COLOCA CENÁRIO 1) são (COLOCA O QUE FAREMOS SE ACONTECER O CENÁRIO 1).
Do mesmo modo, se acontecer (COLOCA CENÁRIO 2), automaticamente faremos (COLOCA O QUE FAREMOS SE ACONTECER O CENÁRIO 2).
Fique, portanto, tranquilo que eu, em nome da equipe XXXXX Advogados, estou pessoalmente acompanhando seu caso e vou posicionando a cada evolução.
Grande abraço."
Você, como cliente, não adoraria receber esse comunicado, antecipadamente e sem pedir? Não geraria confiança em seu advogado?
Pois é.
Então resumindo: não precisa de relatório todo mês, mas precisa contato constante com o cliente. Ah, e não se esqueça que ele não é advogado e, portanto, a linguagem tem que ser facilitadora, não o odiado juridiquês.
Espero ter ajudado.
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Bom crescimento!